Thu hồi công nợ và quản lý tín dụng tại Việt Nam: từ hợp đồng đến thu hồi

Tại Việt Nam, năng lực "thu hồi" quan trọng hơn năng lực "bán hàng"

Một rào cản mà các doanh nghiệp Nhật Bản mở rộng kinh doanh tại thị trường Việt Nam thường gặp phải là tình trạng "bán được hàng nhưng không thu được tiền". Sự chú ý dễ dồn vào việc khai thác khách hàng mới và tăng trưởng doanh thu, nhưng nếu không thu hồi được khoản phải thu thì giao dịch đó không những không sinh lợi nhuận mà còn tạo ra thua lỗ. Tại Việt Nam, không ít đối tác có thói quen kinh doanh thường chậm thanh toán, đồng thời việc cưỡng chế thi hành thông qua tòa án cũng không nhanh chóng và chắc chắn như ở Nhật, nên ý thức "thu hồi được tiền mới thực sự là doanh thu" là điều không thể thiếu.

Thu hồi công nợ, nếu chỉ "ứng phó sau khi sự việc xảy ra" — tức là cuống cuồng hành động sau khi đã phát sinh nợ quá hạn — thì tỷ lệ thành công sẽ giảm đáng kể. Năng lực thu hồi được quyết định bởi cả một chuỗi "tích lũy": quản lý tín dụng trước giao dịch, xây dựng kỹ lưỡng các điều khoản ở giai đoạn hợp đồng, giám sát công nợ thường nhật, và các biện pháp đôn đốc, pháp lý theo từng cấp độ khi phát sinh nợ quá hạn. Bài viết này giải thích tư duy thiết kế xuyên suốt từ thẩm định tín dụng đến thu hồi, bám sát thực tiễn tại Việt Nam. Về điều tra tín dụng trước giao dịch, vui lòng tham khảo thêm phần Điều tra tín dụng đối tác và rủi ro tín dụng tại Việt Nam; về giải quyết tranh chấp hợp đồng, xin xem phần Tranh chấp hợp đồng và trọng tài tại Việt Nam.

Quản lý tín dụng: nhận diện rủi ro trước khi giao dịch bắt đầu

Phần lớn các rắc rối về thu hồi đều bắt nguồn từ sự lỏng lẻo trong phán đoán tín dụng. "Không bán chịu cho đối tác mà ngay từ đầu đã không thể thu hồi được" — đây chính là biện pháp thu hồi chắc chắn nhất.

Điều tra tín dụng đối tác

Trước khi giao dịch mới hoặc mở rộng hạn mức tín dụng, cần xác minh thông tin đăng ký doanh nghiệp (ERC), tình hình tài chính, việc thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội, lịch sử tranh chấp, và uy tín của đối tác trong ngành. Vì tại Việt Nam mức độ minh bạch thông tin doanh nghiệp không cao như ở Nhật, nên ngoài việc tra cứu thông tin đăng ký, cần kết hợp báo cáo của các công ty điều tra tín dụng địa phương cùng đánh giá uy tín (reference) từ ngân hàng giao dịch hay các đối tác cùng ngành để đánh giá đa chiều. Nội dung chi tiết được trình bày trong phần Điều tra tín dụng đối tác và rủi ro tín dụng tại Việt Nam.

Điều đặc biệt cần lưu ý là độ tin cậy của báo cáo tài chính được đối tác cung cấp. Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay doanh nghiệp do chủ sở hữu điều hành, kế toán quản trị và kê khai thuế thường có sự chênh lệch, nên việc phán đoán khả năng thanh toán chỉ dựa trên báo cáo quyết toán là rất nguy hiểm. Chỉ khi chồng ghép các thông tin định tính như quy mô vốn điều lệ và tình trạng góp vốn thực tế, mối quan hệ với các công ty trong tập đoàn, uy tín cá nhân của người điều hành, và "lịch sử thanh toán (trong quá khứ có trả đúng hẹn hay không)" thì độ chính xác của phán đoán tín dụng mới được nâng lên. Ngay cả sau khi bắt đầu giao dịch, việc liên tục quan sát cách thanh toán cũng như những biến động trong tình hình kinh doanh của đối tác, và không ngừng cập nhật đánh giá tín dụng, là điều quan trọng.

Thiết kế hạn mức tín dụng và điều kiện thanh toán

Dựa trên kết quả điều tra, thiết lập hạn mức tín dụng (credit line) và điều kiện thanh toán (trả trước, trả trước một phần, số ngày bán chịu) cho từng đối tác. Đối với khách hàng mới chưa xây dựng được tín nhiệm, thông lệ là yêu cầu trả trước hoặc L/C (thư tín dụng), tiền đặt cọc bảo đảm, khởi đầu với hạn mức nhỏ, rồi nới lỏng dần theo thành tích giao dịch. Quy định nội bộ buộc các đơn hàng vượt hạn mức tín dụng phải qua phê duyệt, nhằm ngăn bộ phận kinh doanh tự ý hành động, cũng rất quan trọng.

Xây dựng "năng lực thu hồi" ngay từ giai đoạn hợp đồng

Hợp đồng chỉ thực sự phát huy giá trị khi rắc rối phát sinh. Việc đưa vào những điều khoản giúp giành thế chủ động trong thu hồi ngay tại thời điểm bắt đầu giao dịch sẽ quyết định sức mạnh đàm phán và sự thành bại của các biện pháp pháp lý về sau.

Các điều khoản hợp đồng giúp tăng cường thu hồi

Cần đưa vào hợp đồng các nội dung như: ghi rõ thời hạn thanh toán và lãi chậm trả (tiền bồi thường do chậm trả), điều khoản bảo lưu quyền sở hữu (quyền sở hữu hàng hóa thuộc về bên bán cho đến khi thanh toán đủ tiền), bảo đảm và bảo lãnh (người bảo lãnh liên đới, bảo lãnh ngân hàng, thế chấp, cầm cố), điều khoản bù trừ. Đặc biệt, bảo lưu quyền sở hữu là căn cứ để lấy lại hàng hóa khi bên mua rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán, là biện pháp phòng vệ hữu hiệu trong ngành sản xuất và bán buôn. Việc lưu giữ chắc chắn các chứng từ nghiệm thu, tiếp nhận cũng liên quan trực tiếp đến việc chứng minh "sự tồn tại của khoản nợ" về sau. Tại Việt Nam, việc xác nhận ngôn ngữ của hợp đồng và các tài liệu kèm theo (có tiếng Việt hay không) cùng người có thẩm quyền ký kết cũng rất quan trọng, bởi hợp đồng do người không có thẩm quyền ký có nguy cơ bị tranh chấp về hiệu lực. Sự nhất quán của chuỗi chứng từ đơn đặt hàng, hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu, và yêu cầu thanh toán như một chuỗi bằng chứng sẽ quyết định sức mạnh khi tranh chấp xảy ra.

Điều khoản luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Trong giao dịch xuyên biên giới, cần quy định rõ luật áp dụng và phương thức giải quyết tranh chấp (tòa án Việt Nam hay trọng tài). Tại Việt Nam, trong nhiều trường hợp trọng tài (như VIAC: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam) được ưa chuộng hơn tòa án về thời gian, tính chuyên môn và khả năng thi hành. Do việc công nhận và cho thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài vẫn còn tồn tại nhiều thách thức, nên việc lựa chọn địa điểm giải quyết tranh chấp có tính thực thi cao ngay từ giai đoạn hợp đồng là điều quan trọng. Tư duy thiết kế điều khoản được trình bày chi tiết trong phần Tranh chấp hợp đồng và trọng tài tại Việt Nam.

Quản lý công nợ: ngăn ngừa "nợ xấu" bằng giám sát thường nhật

Dù đã hoàn thiện khâu tín dụng và hợp đồng, nếu công tác quản lý thường nhật buông lỏng thì nợ quá hạn vẫn lặng lẽ chất chồng. Trong thu hồi, "phát hiện sớm — ứng phó sớm" là nguyên tắc bất di bất dịch.

Cần phát hành và gửi hóa đơn một cách chắc chắn, đồng thời thường xuyên trực quan hóa tình trạng tồn đọng qua phân tích tuổi nợ (aging) các khoản phải thu. Đối với các khoản nợ đã quá hạn, điều quan trọng là liên hệ ngay khi mới chậm trễ nhẹ và không để mặc. Quản lý DSO (số ngày thu hồi công nợ bình quân) và tỷ lệ chậm trả như những chỉ số KPI giúp nắm bắt sớm sự tập trung tín dụng vào một đối tác cụ thể hay các dấu hiệu chậm trả. Trên thực tế thu hồi, tốc độ ứng phó trong vài tuần đầu tiên ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ thu hồi cuối cùng.

Một điểm dễ trở thành điểm mù ở đây là sự phân chia vai trò giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán. Tách biệt "người bán" và "người thu hồi", không phó mặc việc thu hồi cho bộ phận kinh doanh, là tiền đề của một hệ thống quản lý công nợ lành mạnh. Vì bộ phận kinh doanh thường ưu tiên duy trì quan hệ nên hay ngần ngại đôn đốc, do đó nên có cơ chế để một bộ phận quản lý tín dụng độc lập hoặc kế toán đảm nhận việc thiết lập hạn mức tín dụng, giám sát và khởi động đôn đốc. Cùng với đó, nếu quy định thành văn trong nội bộ về việc ngừng giao hàng khi vượt hạn mức tín dụng, hay tiêu chuẩn nâng cấp xử lý (escalation) đối với khoản nợ chậm trả quá một số ngày nhất định, thì có thể ngăn ngừa thất thoát thu hồi do phán đoán mang tính cá nhân. Việc xây dựng những kiểm soát nội bộ như vậy cũng quan trọng như một phần của Quản trị và kiểm soát nội bộ công ty con tại Việt Nam.

Quy trình thu hồi khi phát sinh nợ quá hạn

Dù vậy, nợ quá hạn vẫn xảy ra. Điều quan trọng là không để cảm xúc chi phối, gia tăng áp lực theo từng cấp độ, đồng thời cân bằng giữa duy trì quan hệ và thu hồi.

Thu hồi tự nguyện qua đôn đốc và đàm phán

Trước hết bắt đầu bằng việc đôn đốc qua điện thoại và văn bản, rồi hướng tới thu hồi tự nguyện thông qua thỏa thuận kế hoạch thanh toán (trả góp), yêu cầu lãi chậm trả, thông báo trước về việc thực thi tài sản bảo đảm. Vì phần lớn các khoản nợ có thể được thu hồi ở giai đoạn này, nên về cơ bản cần kiên trì đàm phán trong khi vẫn lưu giữ hồ sơ. Với đối tác mong muốn tiếp tục quan hệ giao dịch, việc đàm phán gắn với các điều kiện giao dịch trong tương lai cũng hữu hiệu. Khi đôn đốc, điều quan trọng là vừa tránh đối đầu cảm xúc vừa xác nhận bằng văn bản "đến khi nào, trả bao nhiêu, trả như thế nào", và lập thành văn bản kế hoạch thanh toán đã thỏa thuận. Nếu để mặc với những lời hứa miệng, đối tác sẽ trì hoãn thanh toán và ưu tiên trả cho các chủ nợ khác. Hồ sơ nhất quán cùng thái độ rõ ràng rằng sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo nếu lời hứa không được giữ sẽ nâng cao tỷ lệ thành công của thu hồi tự nguyện.

Biện pháp pháp lý — trọng tài, kiện tụng, yêu cầu mở thủ tục phá sản

Nếu thu hồi tự nguyện không thành, sẽ chuyển sang trọng tài hoặc kiện tụng theo điều khoản giải quyết tranh chấp đã quy định trong hợp đồng. Hơn nữa, nếu con nợ mất khả năng thanh toán (tình trạng phá sản), thì yêu cầu mở thủ tục phá sản cũng là một lựa chọn. Tuy nhiên, tại Việt Nam, dù có được bản án thắng kiện hay phán quyết trọng tài thì việc cưỡng chế thi hành cũng không hẳn nhanh chóng và chắc chắn, và nếu con nợ không có tài sản có thể kê biên thì tình huống "thắng nhưng không thu được" hoàn toàn có thể xảy ra. Biện pháp pháp lý tốn thời gian và chi phí, nên cần so sánh tỉnh táo giữa số tiền dự kiến thu hồi và chi phí để quyết định tiến hay lùi.

Trên thực tế, thay vì khởi kiện ngay, không ít trường hợp chỉ cần gửi thư yêu cầu thanh toán (demand letter) dưới danh nghĩa luật sư là việc thanh toán đã chuyển động. Bởi việc thể hiện "mức độ nghiêm túc" sẽ tiến tới biện pháp pháp lý chính là đòn bẩy cuối cùng cho đàm phán tự nguyện. Ngoài ra, yêu cầu mở thủ tục phá sản tạo áp lực mạnh lên con nợ, nhưng một khi thủ tục phá sản đã bắt đầu thì khoản nợ sẽ được phân chia theo tỷ lệ với các chủ nợ khác và bị xếp sau các khoản nợ ưu tiên như thuế, bảo hiểm xã hội, nợ lương lao động, nên tỷ lệ thu hồi của chủ nợ thông thường không có bảo đảm thường thấp. Chính vì vậy, giá trị của việc bảo đảm tài sản thế chấp hay bảo lưu quyền sở hữu ngay từ giai đoạn hợp đồng, qua đó xây dựng vị thế được thu hồi ưu tiên, là rất lớn.

"Thực tế" của thu hồi và hiệu quả chi phí

Thu hồi công nợ tại Việt Nam cần được thiết kế không chỉ dựa trên chế độ pháp lý mà còn phải nhìn tới tận tính thực thi của việc thi hành. Trên lý thuyết có thể thu hồi được, nhưng trên thực tế luôn đi kèm rủi ro không thu hồi được.

Xét đến sự bất định của việc thi hành, thời gian và chi phí, cũng như ảnh hưởng đến quan hệ giao dịch, thì biện pháp thu hồi lớn nhất rốt cuộc nằm ở "thiết kế để không phát sinh nợ xấu". Tức là: chọn lọc đối tác qua thẩm định tín dụng, xây dựng kỹ tài sản bảo đảm và điều khoản trong hợp đồng, nắm bắt sớm bất thường qua quản lý thường nhật — khoản đầu tư ở thượng nguồn này sẽ giảm mạnh chi phí thu hồi ở hạ nguồn. Tỷ lệ thu hồi suy giảm nhanh chóng theo thời gian là nguyên tắc thực tiễn, và ứng phó ban đầu từ lúc phát sinh nợ quá hạn càng chậm thì tài sản của đối tác càng thất thoát, các chủ nợ khác càng đi trước, và việc thu hồi càng trở nên khó khăn. Với tiền đề "nguồn lực có thể dồn cho việc thu hồi là có hạn", việc ưu tiên dồn nguồn lực vào những khoản nợ có khả năng thu hồi cao, và sớm xử lý xóa nợ những khoản nhỏ ít triển vọng để xác định thua lỗ — sự dứt khoát đó cũng là một phần của quản lý công nợ lành mạnh. Cách xử lý công nợ trong giai đoạn rút lui, thanh lý cũng liên quan đến góc nhìn Quản trị và kiểm soát nội bộ công ty con tại Việt Nam.

So sánh các biện pháp từ thẩm định tín dụng đến thu hồi

Tổng hợp các biện pháp thu hồi chính khi phát sinh nợ quá hạn theo đặc điểm, thời gian, chi phí và tình huống phù hợp như sau. Lựa chọn thực tế được quyết định dựa trên số tiền nợ, tình trạng con nợ và các điều khoản hợp đồng.

Kết luận: năng lực thu hồi được quyết định bởi "thiết kế thượng nguồn"

Thu hồi công nợ tại Việt Nam, phần lớn sự thành bại không nằm ở mức độ khéo léo của các biện pháp pháp lý sau khi đã phát sinh nợ quá hạn, mà được quyết định bởi thiết kế thượng nguồn: thẩm định tín dụng trước giao dịch, các điều khoản ở giai đoạn hợp đồng, và giám sát thường nhật. Chính vì tính thực thi của việc thi hành không cao như ở Nhật, nên phòng ngừa để "không phát sinh nợ xấu" mới là biện pháp thu hồi lớn nhất. Chọn đối tác qua thẩm định tín dụng, củng cố thế phòng thủ bằng hợp đồng, dập tắt mầm mống bằng phát hiện sớm, và ứng phó theo từng cấp độ một cách hợp lý với những khoản nợ quá hạn vẫn phát sinh — thiết kế xuyên suốt này bảo vệ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Solara & Co hỗ trợ nhất quán từ thiết kế chính sách tín dụng, hoàn thiện điều khoản hợp đồng, đến thu hồi và xử lý tranh chấp khi phát sinh nợ quá hạn, trên cả hai góc nhìn Nhật Bản và Việt Nam.