Quản trị rủi ro và BCP (kế hoạch duy trì kinh doanh) của cơ sở tại Việt Nam

"Nếu cơ sở ngừng hoạt động, khi nào và bằng cách nào gây dựng lại" — tình huống mà BCP bị đặt câu hỏi

Đối với doanh nghiệp Nhật Bản đặt cơ sở sản xuất hay cơ sở bán hàng, dịch vụ tại Việt Nam, thách thức thời bình là nhân lực và chất lượng, nhưng một khi xảy ra các sự cố như bão, mất điện, đình công, hỏa hoạn, thì điều bị đặt câu hỏi chuyển thành một điểm duy nhất: "có thể phục hồi nhanh đến đâu, và bắt đầu từ nghiệp vụ nào". Việc thiết kế sẵn điều này từ thời bình chính là BCP (Business Continuity Plan = kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh).

Dù trụ sở chính ở Nhật Bản có BCP, không chắc nó vận hành được nguyên xi tại cơ sở ở Việt Nam. Bởi khí hậu, tình hình điện, tập quán lao động và thể chế pháp luật đều khác, và có những "con người cần được bảo vệ tại chỗ" là các nhân viên biệt phái. Bài viết này, sau khi hệ thống lại vì sao cơ sở ở Việt Nam cần BCP, sẽ giải thích từ góc nhìn thực tiễn về các loại hình rủi ro đặc thù tại chỗ, quy trình xây dựng theo chu trình BCM, các điểm mấu chốt của ứng phó ban đầu và phục hồi, và sự gắn kết giữa quản trị rủi ro thời bình (BCM) với kiểm soát nội bộ, bảo hiểm.

Vì sao BCP là không thể thiếu ở cơ sở Việt Nam

Việc cơ sở ở Việt Nam dễ tổn thương trước sự gián đoạn kinh doanh có những lý do mang tính cấu trúc. Trước tiên hãy nắm lấy "tính dễ phát huy tác dụng" đó.

Rủi ro phụ thuộc vào một nhà máy duy nhất, một cơ sở duy nhất

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đặt một nhà máy chủ lực duy nhất ở Việt Nam và cho sản xuất tập trung một số mặt hàng nhất định tại đó. Hiệu suất chi phí cao, nhưng mặt khác đó là cấu trúc mà một khi cơ sở duy nhất ấy ngừng thì việc cung ứng ngừng trọn. Khi đã hứa thời hạn giao hàng với khách hàng toàn cầu, việc cơ sở Việt Nam ngừng sẽ kéo theo dây chuyền cả hoạt động kinh doanh ở Nhật Bản hay các nước khác. Sự phụ thuộc vào một cơ sở duy nhất là rủi ro duy trì kinh doanh lớn nhất nhưng khó thấy trong thời bình.

Đứt gãy chuỗi cung ứng và trách nhiệm về thời hạn giao hàng

Dù nhà máy thành phẩm an toàn, nếu các nhà cung cấp cấp hai, cấp ba cung ứng vật tư rơi vào thiên tai, mất điện, ngừng vận hành, thì sản xuất sẽ ngừng. Việt Nam có nhiều mặt hàng phụ thuộc vào nhập khẩu vật tư từ Trung Quốc hay các nước lân cận, và sự ách tắc thông quan hay đứt gãy logistics lan tỏa vượt biên giới. Cần đứng trên tiền đề rằng chỉ riêng công ty mình an toàn thì cũng không thể duy trì kinh doanh.

Nghĩa vụ quan tâm an toàn cho nhân viên biệt phái và tổn thất do gián đoạn

Công ty mang nghĩa vụ quan tâm đến an toàn của nhân viên biệt phái và gia đình đi cùng (nghĩa vụ quan tâm an toàn). Nếu không có cơ chế xác nhận an nguy và sơ tán khi cần lúc xảy ra thiên tai, dịch bệnh, sự cố an ninh, công ty sẽ ôm cả rủi ro tính mạng lẫn trách nhiệm pháp lý. Thêm vào đó, các tổn thất do gián đoạn kinh doanh như mất doanh thu do ngừng vận hành, chi phí cố định cứ chảy ra, khách hàng quay lưng, và chi phí phục hồi, thường lớn hơn dự tính.

Hiểu các loại hình rủi ro đặc thù của Việt Nam

BCP bắt đầu từ việc rà soát "điều gì có thể xảy ra với công ty mình". Dưới đây là phần phân loại các rủi ro chính cần giả định một cách thực tế tại Việt Nam.

Thiên tai và rủi ro khí hậu

Miền Trung và Bắc Trung Bộ hầu như năm nào cũng hứng bão và mưa lớn, xảy ra lũ lụt và sạt lở đất. Ở đồng bằng sông Cửu Long phía Nam, ngập lụt mùa mưa, triều cường, và xâm nhập mặn cũng không thể bỏ qua. Vì loại mối đe dọa khác nhau rất nhiều tùy theo địa điểm, nên cần đánh giá hiểm họa theo từng cơ sở.

Mất điện, thiếu điện và hỏa hoạn

Ở các khu công nghiệp tập trung, việc cắt điện theo kế hoạch và sụt điện tức thời do căng thẳng cung cầu điện mùa khô đe dọa việc vận hành. Nếu hệ thống làm mát, điều hòa, máy chủ ngừng, thì không chỉ sản xuất mà cả chất lượng và dữ liệu cũng bị đặt vào nguy hiểm. Hơn nữa, hỏa hoạn do chập điện vì dây cũ kỹ hay quá tải là mối đe dọa thực tế lặp đi lặp lại ở các nhà máy, nhà kho tại Việt Nam.

Dịch bệnh và tranh chấp lao động

Sự bùng phát dịch bệnh giáng thẳng vào việc vận hành qua hạn chế di chuyển, cách ly, và hạn chế đi làm. Ngoài ra, tranh chấp lao động và đình công (ngừng việc) khởi nguồn từ bất mãn về lương, thưởng, đãi ngộ phát sinh rải rác ở Việt Nam, và là yếu tố làm ngừng dây chuyền sản xuất. Thời điểm tăng lương và quanh dịp Tết Nguyên đán cần đặc biệt lưu ý.

Chuỗi cung ứng, quy định, an ninh mạng và tỷ giá

Ngoài đứt gãy chuỗi cung ứng đã nói ở trên, sự thay đổi đột ngột của quy định, chính sách (quy định xuất nhập khẩu, yêu cầu giấy phép, thay đổi thuế) có khi thay đổi tiền đề kinh doanh chỉ trong một đêm. Tấn công mạng nhắm vào hệ thống cốt lõi (ransomware v.v.) làm ngừng đồng thời cả dữ liệu lẫn vận hành. Hơn nữa, các rủi ro quốc gia như biến động tỷ giá hay quy định chuyển tiền cũng chi phối sự duy trì kinh doanh về mặt tài chính.

Bảng dưới đây là phần hệ thống lại ảnh hưởng được giả định và biện pháp tiêu biểu theo từng loại hình rủi ro chính. Hãy áp vào địa điểm, ngành nghề của công ty mình để làm điểm xuất phát cho việc xếp thứ tự ưu tiên.

Thứ tự ưu tiên của rủi ro được đo bằng "tần suất phát sinh × mức độ ảnh hưởng". Cách phân bổ thực tế là: đầu tư biện pháp từ những rủi ro vừa có tần suất cao vừa ảnh hưởng lớn (như mất điện hay tranh chấp lao động), còn các rủi ro tần suất thấp, ảnh hưởng cao (thiên tai quy mô lớn) thì đề phòng bằng bảo hiểm hay cơ sở thay thế. Về mặt đề phòng phía thu mua, xin xem thêm Quản lý thu mua, nhà cung cấp tại Việt Nam; về phân tán sản xuất, xin xem thêm Trung Quốc +1 và chuỗi cung ứng Việt Nam.

Quy trình xây dựng BCP: vận hành theo chu trình BCM

BCP không phải làm một lần là xong, mà là thứ phải vận hành liên tục với tư cách BCM (quản trị duy trì kinh doanh). Chu trình tiêu chuẩn được cấu thành từ các giai đoạn sau.

Đánh giá rủi ro

Trước tiên, rà soát các rủi ro mà cơ sở của công ty có thể đối mặt, và lập bản đồ theo hai trục "tần suất phát sinh" và "mức độ ảnh hưởng". Kiểm tra hiểm họa của địa điểm, sự dễ tổn thương của thiết bị, mức độ tập trung của nhà cung cấp, môi trường lao động v.v., và xác định những rủi ro cần đề phòng ưu tiên.

Phân tích mức độ ảnh hưởng kinh doanh (BIA)

Tiếp theo, tiến hành phân tích mức độ ảnh hưởng kinh doanh (BIA) — phân tích xem nghiệp vụ nào ngừng thì gây ra bao nhiêu cú giáng cho toàn bộ kinh doanh. Xác định các nghiệp vụ trọng yếu, và định ra "thời gian gián đoạn cho phép (RTO = thời gian phục hồi mục tiêu)" và "mức phục hồi mục tiêu". Chẳng hạn, đặt ra mục tiêu cụ thể như "đưa dây chuyền chủ lực trở lại 50% công suất trong vòng 48 giờ" sẽ quyết định thứ tự ưu tiên của biện pháp và mức đầu tư.

Hoàn thiện biện pháp và hệ thống

Dựa trên kết quả BIA, triển khai các sự đề phòng cụ thể: cơ sở thay thế và đa trùng hóa sản xuất, tăng dự trữ tồn kho an toàn, mua kép từ nhà cung cấp (bao gồm phân tán thu mua trong bối cảnh Trung Quốc +1), cơ chế xác nhận an nguy và mạng lưới liên lạc khẩn cấp, các nguồn điện thay thế như phát điện dự phòng và UPS, và việc thu xếp bảo hiểm chuyển giao rủi ro còn lại. Đồng thời, quyết định hệ thống sở chỉ huy ứng phó chỉ huy khi thiên tai và vai trò ứng phó ban đầu.

Văn bản hóa kế hoạch và phân chia vai trò

Hãy minh văn hóa những thứ này thành văn bản BCP, và cụ thể hóa đến tận phân chia vai trò "ai, khi nào, làm gì". Bằng cả tiếng Nhật lẫn tiếng Việt, cần độ cụ thể để nhân viên tại chỗ có thể hành động ngay lập tức khi khẩn cấp. Hãy gom thành một bộ: danh sách liên hệ, đường thoát hiểm, danh mục kiểm tra ứng phó ban đầu, và quy trình phục hồi. Vì bản thân việc chọn địa điểm cơ sở cũng tác động đến tính liên tục, nên hãy thu nạp cả góc nhìn của Chiến lược chọn địa điểm cơ sở tại Việt Nam.

Huấn luyện, diễn tập và rà soát định kỳ (PDCA)

Văn bản mà không dùng được thì vô nghĩa. Hãy định kỳ tiến hành diễn tập báo cáo xác nhận an nguy, diễn tập sơ tán, diễn tập trên giấy (diễn tập theo kịch bản), và phản ánh các vấn đề tìm thấy vào kế hoạch. Bằng việc rà soát mỗi khi thay đổi tổ chức, mở rộng cơ sở, sửa đổi pháp luật, và tiếp tục vận hành như PDCA, BCP sẽ trở thành một "kế hoạch sống".

Các điểm mấu chốt của ứng phó ban đầu và phục hồi: hành động với ưu tiên cao nhất là tính mạng

Khi sự cố thực sự xảy ra, hành động trong vài giờ đầu sẽ chi phối quy mô thiệt hại. Hãy nắm lấy nguyên tắc của ứng phó ban đầu và phục hồi.

Ưu tiên tối cao là tính mạng và xác nhận an nguy

Hơn hết là tính mạng. Hãy ưu tiên cao nhất việc đảm bảo an toàn và xác nhận an nguy của nhân viên biệt phái, nhân viên tại chỗ, gia đình đi cùng, và tiến hành sơ tán, cứu hộ. Với việc xác nhận an nguy, hãy quyết định phương tiện từ thời bình (ứng dụng, SMS, cây điện thoại v.v.) và làm sao cho chắc chắn đến được bằng tiếng Việt.

Liên lạc với cơ quan chức năng, trụ sở chính và quản lý thông tin

Tùy theo tình trạng thiệt hại, hãy báo và phối hợp với cơ quan chức năng tại chỗ (phòng cháy, công an, UBND v.v.) và báo cáo lần đầu về trụ sở chính ở Nhật Bản. Trong dòng thông tin rối ren, việc quản lý thông tin — tách bạch thông tin đã xác định với thông tin chưa xác nhận, và nhất thể hóa việc phát ngôn đối ngoại — sẽ ngăn hỗn loạn. Việc thông báo tình hình cho khách hàng, nhà cung cấp cũng tiến hành qua một đầu mối được định sẵn.

Xếp thứ tự ưu tiên cho phục hồi

Theo các nghiệp vụ trọng yếu và RTO đã định trong BIA, hãy quyết định thứ tự phục hồi. Nguyên tắc thép là không cố đưa mọi thứ trở lại cùng lúc, mà dồn người, thiết bị, điện có hạn vào nghiệp vụ tối quan trọng. Kết hợp sản xuất thay thế, cơ sở thay thế, và rút tồn kho, để hoàn thành trách nhiệm cung ứng cho khách hàng với sự gián đoạn ở mức tối thiểu.

Gắn kết quản trị rủi ro thời bình (BCM) với kiểm soát nội bộ, bảo hiểm

BCP không phải văn bản độc lập, mà vận hành gắn liền với quản trị thời bình. Cuối cùng, hãy hệ thống lại sự gắn kết đó.

Tích hợp với kiểm soát nội bộ và quản trị

Quản trị rủi ro vận hành như một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ và tuân thủ thì hiệu quả. Các sự cố như hỏa hoạn, gian lận, rò rỉ thông tin phần nhiều phát sinh từ sự lơi lỏng kiểm soát thường nhật, và mức quản lý thời bình sẽ trực tiếp trở thành sức chống chịu khi hữu sự. Các rủi ro gian lận, kiểm soát nội bộ đặc thù tại chỗ được trình bày chi tiết ở Kiểm soát nội bộ và phòng chống gian lận tại Việt Nam.

Chuyển giao rủi ro bằng bảo hiểm

Rủi ro còn lại mà tự lực không hấp thụ hết được thì chuyển giao bằng bảo hiểm. Ngoài bảo hiểm hỏa hoạn, bảo hiểm máy móc, bảo hiểm tài sản doanh nghiệp toàn diện, việc mua bảo hiểm lợi nhuận (bảo hiểm gián đoạn kinh doanh) bù đắp lợi nhuận mất đi do ngừng vận hành sẽ nâng đỡ sự duy trì kinh doanh về mặt tài chính. Hãy định kỳ kiểm tra xem phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường, và mức bảo hiểm có khớp với thực tế hay không.

Quản lý rủi ro lao động thời bình

Đình công và tranh chấp lao động nhìn thì có vẻ đột phát nhưng phần nhiều bắt nguồn từ đãi ngộ, giao tiếp thời bình. Quản lý lao động thường nhật như lương, đánh giá công bằng, đối thoại lao động, xây dựng quan hệ với công đoàn chính là biện pháp phòng ngừa tốt nhất. Về mặt thể chế thì đề phòng bằng Luật Lao động Việt Nam, về mặt vận hành thì bằng quản lý hiện trường hằng ngày.

Hỗ trợ trọn gói của Solara & Co — đồng hành từ trực quan hóa rủi ro đến huấn luyện

BCP của cơ sở Việt Nam chỉ có hiệu lực thực sự khi đặt trên nền hiểm họa, điện, lao động, thể chế pháp luật tại chỗ. Dù cấy nguyên kế hoạch của trụ sở chính Nhật Bản, nếu nhân viên tại chỗ không hành động được thì cũng không vận hành. Mấu chốt là có thể thiết kế xuyên suốt theo góc nhìn tại chỗ hay không — từ rà soát rủi ro, thiết lập nghiệp vụ trọng yếu và RTO bằng BIA, hoàn thiện biện pháp, hệ thống, văn bản hóa song ngữ, đến huấn luyện, rà soát.

Solara & Co có cơ sở và mạng lưới nhân sự ở cả hai phía Nhật–Việt, hỗ trợ trọn gói từ đánh giá rủi ro và BIA theo từng cơ sở, thiết kế sản xuất thay thế, phân tán thu mua, hệ thống xác nhận an nguy, gắn kết với kiểm soát nội bộ, bảo hiểm, hoàn thiện mạng lưới liên lạc khẩn cấp và cẩm nang ứng phó ban đầu, đến vận hành huấn luyện, diễn tập. Chúng tôi xin đồng hành cùng quý vị phân tán rủi ro phụ thuộc vào một cơ sở duy nhất, và xây dựng hệ thống "không ngừng, mà có ngừng cũng trở lại nhanh".