Không chỉ dừng ở "thực lĩnh là bao nhiêu" — bức tranh thực về tính lương ở Việt Nam
Khi doanh nghiệp Nhật Bản thâm nhập Việt Nam tuyển dụng nhân sự tại địa phương, điều đầu tiên dễ vấp phải là nghiệp vụ tính lương và bảo hiểm xã hội. Tuy về cấu trúc thì giống Nhật Bản — "từ tổng thu nhập khấu trừ thuế và bảo hiểm xã hội rồi trả phần thực lĩnh" — nhưng các chi tiết như tỷ lệ đóng bảo hiểm, mức trần của cơ sở tính, việc bắt buộc tham gia đối với chuyên gia nước ngoài, hay quy tắc khấu trừ tại nguồn của thuế thu nhập cá nhân (PIT) đều mang nét riêng của Việt Nam và không thể áp dụng những hiểu biết thông thường của Nhật. Lương phát sinh hằng tháng, và thời hạn kê khai - nộp cũng đến hằng tháng. Cái đáng sợ của tuân thủ về lương và bảo hiểm xã hội là một khi thiết kế sai, các khoản truy thu và điều chỉnh sẽ chồng chất lên từng tháng.
Bài viết này hệ thống lại — từ góc nhìn của người phụ trách thực tế tuyển dụng nhân sự tại địa phương — toàn cảnh việc tính lương (gross-to-net), ba trụ cột của bảo hiểm xã hội, cơ sở tính và mức trần của bảo hiểm, bảo hiểm xã hội đối với chuyên gia nước ngoài, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn, lương tối thiểu vùng và tập quán thưởng Tết, cho đến các vấn đề thực tiễn như kê khai điện tử hay đánh thuế hai lần. Về thiết kế thể chế của bản thân việc tuyển dụng, xin xem Những điểm thực tiễn của Luật Lao động Việt Nam; về bức tranh tổng thể chi phí nhân công, xin tham khảo Thực trạng chi phí nhân công tại Việt Nam.
Toàn cảnh việc tính lương (gross-to-net) và chu kỳ hằng tháng
Khác biệt giữa hợp đồng gross và hợp đồng net
Trong hợp đồng lao động tại Việt Nam, ngay từ đầu cần làm rõ mức lương đưa ra là "gross (tổng thu nhập)" hay "net (thực lĩnh)." Hợp đồng gross cam kết tổng mức chi trả, rồi từ đó khấu trừ phần đóng bảo hiểm xã hội của người lao động và thuế thu nhập cá nhân để trả phần thực lĩnh — đây là phương thức thông dụng cả ở Nhật. Trong khi đó, hợp đồng net cam kết mức thực lĩnh, còn bảo hiểm xã hội lẫn thuế đều do công ty gánh và tính ngược lại — phương thức này được dùng dai dẳng tại Việt Nam, chủ yếu ở các doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
Cạm bẫy của quản lý theo net (hợp đồng net)
Hợp đồng net tuy dễ hiểu với ứng viên nhưng lại là phương thức có nhiều cạm bẫy trong thực tiễn. Mỗi khi có điều chỉnh lương tối thiểu, thay đổi tỷ lệ đóng hay mức trần cơ sở tính, tăng giảm giảm trừ người phụ thuộc, thì tổng chi phí mà công ty gánh đều biến động. Dù phần thực lĩnh không đổi, gánh nặng của công ty vẫn âm thầm phình lên, khiến ngân sách khó dự liệu. Hơn nữa, phải thực hiện chính xác hằng tháng phép tính quy ngược từ net về gross (gross-up), và tính sai sẽ dẫn đến kê khai thiếu. Xét từ góc độ quản lý chi phí và minh bạch, nên lấy hợp đồng gross làm gốc, và ngay cả khi dùng net cũng cần luôn nắm được mức quy đổi sang gross trong nội bộ.
Chu kỳ hằng tháng
Việc tính lương vận hành theo chu kỳ hằng tháng: tổng hợp chấm công → tính tổng thu nhập → khấu trừ bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân → chi trả phần thực lĩnh → kê khai và nộp cho cơ quan chức năng. Việc nộp bảo hiểm xã hội và nộp thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn có thời hạn hằng tháng (hoặc hằng quý), nên điều quan trọng là không xem việc chi trả lương là kết thúc, mà phải hiểu rằng "hoàn tất kê khai và nộp mới trọn một chu kỳ."
Ba trụ cột của chế độ bảo hiểm xã hội: BHXH, BHYT, BHTN
Bảo hiểm xã hội Việt Nam gồm ba trụ cột: bảo hiểm xã hội (BHXH = hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), trong đó người sử dụng lao động và người lao động mỗi bên đóng theo tỷ lệ tương ứng.
Chi tiết tỷ lệ đóng
Phía người sử dụng lao động đóng đại thể BHXH khoảng 17,5% + BHYT 3% + BHTN 1% = tổng khoảng 21,5%, còn phía người lao động đóng BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% = tổng 10,5%. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) chỉ áp dụng cho người lao động Việt Nam, không áp dụng cho người nước ngoài. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn đóng riêng kinh phí công đoàn (KPCĐ) về nguyên tắc là 2%.
Phần người sử dụng lao động đóng và phần người lao động đóng
Bảng dưới đây hệ thống tỷ lệ của ba trụ cột, phân tách thành phần do người sử dụng lao động đóng và phần do người lao động đóng. Gánh nặng tổng cộng (trên 30% lương) là mức nhất định phải tính vào khi ước lượng chi phí nhân công.
Loại bảo hiểm | Người sử dụng lao động đóng | Người lao động đóng | Đối tượng |
|---|---|---|---|
Bảo hiểm xã hội (BHXH) | Khoảng 17,5% | 8% | Người Việt Nam, một số người nước ngoài |
Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1,5% | Người Việt Nam, một số người nước ngoài |
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | Chỉ người Việt Nam |
Tổng phụ (3 trụ cột BHXH) | Khoảng 21,5% | 10,5% | — |
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2% | — | Người sử dụng lao động đóng |
Cơ sở tính và mức trần của bảo hiểm
Phụ cấp được tính và không được tính vào cơ sở tính
Bảo hiểm xã hội không lấy "tổng thu nhập" mà lấy lương cơ bản theo hợp đồng cộng thêm một số phụ cấp cố định, liên tục nhất định như phụ cấp công việc, phụ cấp chức vụ làm cơ sở tính. Ngược lại, thưởng gắn với kết quả kinh doanh, các khoản hỗ trợ ăn uống - đi lại - liên lạc - nhà ở, hay các khoản chi mang tính tạm thời, phúc lợi như cưới hỏi, hiếu hỉ thì có thể loại trừ khỏi cơ sở tính nếu đáp ứng điều kiện. Vì việc tính khoản nào vào cơ sở tính sẽ làm thay đổi mức đóng bảo hiểm của cả công ty lẫn cá nhân, nên điểm cốt yếu trong thực tiễn là sắp xếp phân loại các phụ cấp ngay từ giai đoạn thiết kế bảng lương.
Mức trần của BHXH, BHYT và mức trần của BHTN
Cơ sở tính có quy định mức trần. Đối với BHXH và BHYT, mức trần cơ sở tính hằng tháng là 20 lần "lương cơ sở (lương cơ sở)." Trong khi đó, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) có mức trần là 20 lần lương tối thiểu vùng — cần lưu ý rằng hai bên dựa trên những chuẩn khác nhau. Với người có thu nhập cao, cơ sở tính sẽ chạm trần, nên nếu nhân thẳng mức lương danh nghĩa sẽ tính thừa tiền bảo hiểm. Những mức cơ sở này biến động theo sửa đổi pháp luật, nên vào thời điểm sửa đổi cần nhớ cập nhật không chỉ tỷ lệ mà cả mức trần.
Bảo hiểm xã hội của người nước ngoài (chuyên gia)
Bắt buộc tham gia kể từ Nghị định 143/2018
Trước đây người nước ngoài không thuộc đối tượng bảo hiểm xã hội, nhưng theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP, người lao động nước ngoài đáp ứng một số điều kiện nhất định cũng trở thành đối tượng bắt buộc tham gia. Đối tượng là người nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động (work permit) hoặc chứng chỉ hành nghề - giấy phép hành nghề tại Việt Nam, và ký hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên với doanh nghiệp tại địa phương. Người nước ngoài tham gia BHXH (phạm vi quy định chủ yếu là phần hưu trí, tử tuất) và BHYT, không thuộc đối tượng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Thủ tục giấy phép lao động và visa được trình bày chi tiết tại Thực tiễn visa lao động và giấy phép lao động tại Việt Nam.
Cách xử lý đối với người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (ICT)
Trong số người nước ngoài, chuyên gia được phái cử từ công ty mẹ sang pháp nhân Việt Nam dưới hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (Intra-Corporate Transfer) có cách xử lý bảo hiểm xã hội đôi khi khác với người nước ngoài được tuyển dụng tại địa phương thông thường. Vì việc có nghĩa vụ tham gia hay không thay đổi theo hình thức hợp đồng, căn cứ phái cử, việc đã đạt tuổi nghỉ hưu hay chưa..., nên cần xác nhận hình thức làm việc của từng chuyên gia rồi mới phán định việc có phải tham gia hay không. Sự nhất quán với trường hợp vẫn tiếp tục tham gia an sinh xã hội ở nước sở tại cũng là một vấn đề.
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (PIT) tại nguồn
Phán định cư trú - không cư trú và thuế suất
Thuế thu nhập cá nhân có cách đánh thuế khác nhau rất lớn tùy theo là cá nhân cư trú hay không cư trú. Trọng tâm của việc phán định là "tiêu chí 183 ngày": nếu đáp ứng các điều kiện như có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ khi nhập cảnh, thì trở thành cá nhân cư trú. Thu nhập từ lương của cá nhân cư trú bị đánh thuế lũy tiến từ 5% đến 35%, còn người không cư trú chịu thuế suất cố định 20% trên thu nhập từ lương có nguồn trong nước. Chuyên gia thường được coi là không cư trú trong năm đầu phái cử và trở thành cư trú từ năm sau, nên việc chuyển đổi như vậy đòi hỏi phải quản lý phán định theo từng năm.
Giảm trừ và khấu trừ hằng tháng - quyết toán hằng năm
Cá nhân cư trú được giảm trừ bản thân 11 triệu VND/tháng và giảm trừ người phụ thuộc 4,4 triệu VND/tháng cho mỗi người phụ thuộc (giảm trừ người phụ thuộc với tiền đề là phải làm thủ tục đăng ký). Công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn khi chi trả lương hằng tháng và nộp, đồng thời cuối năm hoặc sang năm sau thực hiện quyết toán hằng năm (tương đương quyết toán thuế - cân đối cuối năm) để bù trừ phần thừa thiếu. Việc phân loại chịu thuế - không chịu thuế của thưởng và các loại phụ cấp, hay sót đăng ký giảm trừ người phụ thuộc đều liên quan trực tiếp đến truy thu - hoàn thuế khi quyết toán, nên điều quan trọng là phải quản lý chính xác ngay từ giai đoạn hằng tháng. Các vấn đề riêng của chuyên gia được đào sâu tại Thực tiễn thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia.
Lương tối thiểu vùng và tập quán thưởng Tết
Lương tối thiểu của 4 vùng
Lương tối thiểu của Việt Nam không đồng nhất trên cả nước mà được quy định theo 4 phân vùng từ vùng I đến vùng IV tùy theo mức độ phát triển kinh tế. Trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội thuộc vùng I cao nhất, vùng nông thôn thuộc vùng IV — cùng một vị trí công việc nhưng mức sàn thay đổi theo địa điểm. Lương tối thiểu còn là chuẩn để tính mức trần cơ sở tính của bảo hiểm thất nghiệp, lại được điều chỉnh hằng năm, nên cần nắm rõ vùng đặt cơ sở và lịch trình điều chỉnh.
Thưởng Tết, lương tháng 13
Tại Việt Nam, khoản thưởng chi trước Tết (Tết Nguyên đán), tuy không phải nghĩa vụ pháp lý nhưng đã trở thành tập quán kinh doanh mạnh mẽ. Nhiều doanh nghiệp thường chi khoảng một tháng lương dưới dạng "lương tháng thứ 13," và mức thưởng Tết liên quan trực tiếp đến tuyển dụng và giữ chân nhân sự. Việc ngần ngại chi trả sẽ dẫn đến nghỉ việc và giảm sút tinh thần, nên thông lệ là tính trước khoản này vào chi phí nhân công cả năm. Về thiết kế tỷ lệ giữ chân, xin tham khảo thêm Thực tiễn tuyển dụng và giữ chân nhân sự tại Việt Nam.
Các vấn đề thực tiễn: điện tử hóa, đánh thuế hai lần, tuân thủ
Điện tử hóa việc kê khai - nộp
Cả bảo hiểm xã hội lẫn thuế thu nhập cá nhân đều đang đẩy mạnh điện tử hóa việc kê khai - nộp. Bảo hiểm xã hội thực hiện đăng ký - thay đổi người tham gia và kê khai tiền bảo hiểm qua cơ chế kê khai điện tử, còn về thuế thì kê khai điện tử - nộp điện tử là cơ bản. Nếu không thể chế hóa việc trang bị chứng thư điện tử, tài khoản cơ quan chức năng và quản lý thời hạn hằng tháng, thì chỉ riêng việc chậm trễ về mặt hình thức cũng đã phát sinh tiền phạt chậm nộp hay chế tài.
Đánh thuế hai lần của chuyên gia và hiệp định an sinh xã hội
Chuyên gia phải đối mặt với các vấn đề về thuế và bảo hiểm xã hội ở cả nước sở tại (Nhật Bản) lẫn Việt Nam. Về thuế thu nhập, có thể điều chỉnh đánh thuế hai lần nhờ Hiệp định thuế Nhật - Việt, nhưng về an sinh xã hội cần lưu ý rằng giữa Nhật Bản và Việt Nam chưa có hiệp định an sinh xã hội nào có hiệu lực. Vì không có hiệp định, thực tế là chuyên gia đáp ứng điều kiện vừa phải tham gia bảo hiểm xã hội ở Việt Nam vừa có thể chịu gánh nặng kép với chế độ ở nước sở tại, nên cần thỏa thuận trước cách xử lý gánh nặng này khi thiết kế điều kiện phái cử.
Rủi ro tuân thủ
Lương, bảo hiểm xã hội và thuế phát sinh hằng tháng, và sai sót cũng chồng chất từng tháng. Nhầm lẫn cơ sở tính, không phản ánh mức trần, sót tham gia của người nước ngoài, thiếu sót đăng ký giảm trừ người phụ thuộc, trễ hạn kê khai... đều là đối tượng truy thu hay chế tài trong thanh tra thuế - bảo hiểm xã hội về sau. Việc tính lương là lĩnh vực mà việc xây dựng cơ chế "vận hành đúng và chắc chắn từng tháng" được ưu tiên trước cả việc tiết kiệm thuế. Bức tranh tổng thể về quản trị của pháp nhân địa phương được hệ thống tại Quản trị công ty con tại Việt Nam.
Hỗ trợ trọn gói của Solara & Co — vận hành đúng lương, bảo hiểm xã hội, thuế từng tháng
Việc tính lương và bảo hiểm xã hội tại Việt Nam là nghiệp vụ mà các vấn đề — thiết kế hợp đồng gross/net, tỷ lệ ba trụ cột cùng cơ sở tính - mức trần, phán định việc tham gia của chuyên gia nước ngoài, phán định cư trú và khấu trừ - quyết toán hằng năm của thuế thu nhập cá nhân, lương tối thiểu vùng và thưởng Tết — cùng chuyển động đồng thời trong chu kỳ hằng tháng. Chính vì một sai sót trong thiết kế sẽ chồng chất từng tháng, nên việc thiết kế thể chế ban đầu và thể chế hóa vận hành hằng tháng trở nên có ý nghĩa quyết định.
Solara & Co, dựa trên hiểu biết cả hai phía Nhật - Việt, hỗ trợ trọn gói từ thiết kế hợp đồng lao động và bảng lương, thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội và sắp xếp cơ sở tính, phán định bảo hiểm xã hội - thuế thu nhập cá nhân của chuyên gia, tính lương - khấu trừ tại nguồn - kê khai nộp điện tử hằng tháng, cho đến quyết toán hằng năm. Lấy tuân thủ làm nền tảng, chúng tôi cùng bạn thiết kế chi phí nhân công có tính đến cả tuyển dụng - giữ chân, đồng hành từ giai đoạn đầu thâm nhập cho đến vận hành tại địa phương.
