Nên kiểm chứng quan niệm "chi phí nhân công rẻ" như thế nào
Một trong những sức hút đầu tiên mà các doanh nghiệp Nhật Bản cân nhắc thâm nhập Việt Nam nêu ra là "chi phí nhân công rẻ". Quả thực, nếu chỉ so sánh mức lương tháng danh nghĩa với Nhật Bản, mặt bằng lương ở Việt Nam vẫn thấp hơn đáng kể. Tuy nhiên, không ngớt những tiếng nói sau khi thâm nhập rằng "không rẻ như tưởng tượng", "tính ra tổng số thì gần gấp đôi dự tính". Đây là cái bẫy điển hình của việc nắm bắt chi phí nhân công chỉ qua một điểm duy nhất là "lương danh nghĩa".
Để đo lường đúng thực trạng chi phí nhân công, không thể thiếu tư duy về "tổng chi phí nhân công (total labor cost)". Đây là tổng số mà doanh nghiệp thực sự chi ra để thuê một nhân viên, bao gồm: ngoài lương danh nghĩa còn có bảo hiểm xã hội・bảo hiểm y tế・bảo hiểm thất nghiệp do người sử dụng lao động gánh chịu, các loại phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, chi phí tuyển dụng・đào tạo, và cả chi phí tuyển dụng lại phát sinh khi nhân viên nghỉ việc. Lương danh nghĩa chỉ là một phần của tổng số này.
Bài viết này hệ thống hóa từ thực tế mức lương tháng bình quân của Việt Nam, đến chế độ lương tối thiểu, phần gánh chịu của người sử dụng lao động trong bảo hiểm xã hội, các khoản cộng thêm như thưởng và phụ cấp, cho đến những chi phí ẩn bắt nguồn từ tỷ lệ nghỉ việc. Trên cơ sở đó, bài viết đưa ra góc nhìn thực tiễn để thiết kế chi phí nhân công không phải "chỉ cốt rẻ" mà là "tối ưu". Chúng tôi sẽ làm sáng tỏ một cách cụ thể điều gì đang diễn ra phía sau con số bề mặt mang tên "rẻ".
Thực tế mức lương tháng bình quân của Việt Nam: thay đổi rất lớn theo vùng・nghề・kỹ năng
Không thể nói về mức lương tháng bình quân của Việt Nam bằng một con số duy nhất. Bởi tiền lương chênh lệch gấp nhiều lần tùy theo vùng, nghề nghiệp, kỹ năng và cả năng lực ngoại ngữ. Giữa tầng công nhân ở nhà máy thông thường và tầng nhân sự biết tiếng Nhật hay cấp quản lý làm việc tại doanh nghiệp Nhật, mặt bằng khác biệt đến mức việc gộp chung trong cụm từ "chi phí nhân công Việt Nam" trở nên vô nghĩa.
Chênh lệch theo vùng đặc biệt rõ rệt. Tại các khu đô thị・vùng công nghiệp trọng điểm như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Bình Dương, Đồng Nai, tiền lương cao, còn ở các tỉnh thì giảm mạnh. Tại các đô thị hạt nhân của miền Nam・miền Bắc nơi kinh tế tập trung, cùng với chi phí sinh hoạt tăng, mặt bằng lương cũng bị đẩy lên hằng năm, nên nếu ước tính theo "cảm nhận mặt bằng của vài năm trước" thì sẽ lệch với thực tế. Cùng là công nhân, nhưng giữa vùng ven TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh cũng phát sinh chênh lệch rõ ràng về lương tháng.
Chênh lệch theo nghề・kỹ năng cũng mang tính quyết định. Tầng công nhân làm công việc giản đơn khởi điểm từ mức gần lương tối thiểu, nhưng khi lên các vị trí nhân viên như kỹ sư, quản lý chất lượng, kế toán, nhân sự thì mặt bằng tăng lên; còn với quản lý người địa phương cấp trưởng phòng・giám đốc, và hơn nữa là nhân sự sử dụng tiếng Nhật hay tiếng Anh ở trình độ cao, thì có cả những trường hợp chỉ riêng lương danh nghĩa cũng tiệm cận hoặc thậm chí vượt nhân viên trẻ ở Nhật. Nhận thức "Việt Nam rẻ" chủ yếu chỉ tầng công nhân, và khó áp dụng cho tầng quản lý cấp trung vốn không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp — đó là thực tế. Việc rà soát lại doanh nghiệp mình cần bao nhiêu nhân lực ở tầng nào chính là điểm xuất phát của ước tính chi phí nhân công sát thực tế.
Cơ chế của chế độ lương tối thiểu và rủi ro điều chỉnh hằng năm
Nền tảng để hiểu tiền lương ở Việt Nam là chế độ lương tối thiểu theo vùng (lương tháng tối thiểu). Tại Việt Nam, cả nước được phân chia thành các vùng (region), và chính phủ quy định mức lương tối thiểu khác nhau theo từng vùng. Các khu đô thị・vùng công nghiệp phát triển kinh tế thuộc vùng có mức cao, các tỉnh thuộc vùng có mức thấp, và tiền lương doanh nghiệp chi trả không được thấp hơn mức lương tối thiểu này.
Điều quan trọng là mức lương tối thiểu này được điều chỉnh định kỳ và về cơ bản liên tục tăng. Mỗi lần điều chỉnh nâng lương tối thiểu, không chỉ lương của công nhân làm việc ở mức gần lương tối thiểu mà cả cơ sở tính các khoản đóng bảo hiểm xã hội nói ở phần sau cũng bị ảnh hưởng. Nói cách khác, việc tăng lương tối thiểu không đơn thuần làm tăng lương của một bộ phận nhân viên, mà tạo ra phản ứng dây chuyền đẩy toàn bộ tổng chi phí nhân công, bao gồm cả gánh nặng phí bảo hiểm, đi lên.
Hơn nữa, điều cần lưu ý là chế độ còn tồn tại những quy tắc cộng thêm chi tiết, chẳng hạn phải trả cho người lao động đã qua đào tạo nghề mức lương cao hơn lương tối thiểu một tỷ lệ nhất định. Không phải chuyện đơn giản chỉ cần thuê người ở sát mức lương tối thiểu là xong. Khi lập kế hoạch kinh doanh trung・dài hạn, việc tính chi phí nhân công không theo "mức lương tối thiểu hiện tại" mà theo "tiền đề rằng nó sẽ tăng lên qua mỗi lần điều chỉnh hằng năm" là không thể thiếu để tránh kế hoạch lợi nhuận các năm sau bị sai lệch. Việc ước tính điểm hòa vốn trên tiền đề tăng lương chính là điều kiện của một kế hoạch thâm nhập vững chắc.
Bảo hiểm xã hội・bảo hiểm y tế・bảo hiểm thất nghiệp: chi phí ẩn lớn nhất
Khoản lớn tiếp theo sau lương danh nghĩa, và cũng là khoản dễ bị bỏ sót nhất, là chi phí liên quan đến bảo hiểm xã hội mà người sử dụng lao động gánh chịu. Tại Việt Nam có ba trụ cột là bảo hiểm xã hội (hưu trí・ốm đau・thai sản…), bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp, và đối với mỗi loại, cả người sử dụng lao động lẫn người lao động đều phải đóng phí. Điều mà các doanh nghiệp Nhật Bản thường bị sốc là tỷ lệ gánh chịu của người sử dụng lao động này hoàn toàn không nhỏ so với tổng lương.
Phần gánh chịu của người sử dụng lao động được cộng thêm theo một tỷ lệ đáng kể trên lương danh nghĩa, và cộng vào đó là phần gánh chịu của người lao động (trừ vào lương). Nói cách khác, nếu chỉ nhìn lương danh nghĩa mà phán đoán "lương tháng có bấy nhiêu đồng nên rẻ", thì chi tiêu thực tế của doanh nghiệp sẽ cao hơn đúng bằng phần gánh chịu của người sử dụng lao động. Khi ước tính tổng chi phí nhân công, nhất định phải cộng tỷ lệ gánh chịu của người sử dụng lao động này lên trên lương danh nghĩa để tính toán. Ngân sách nào quên mất điều này sẽ bắt đầu sai lệch ngay từ năm đầu tiên.
Thêm vào đó, cách xử lý phần lương dùng làm cơ sở tính phí bảo hiểm cũng có những điểm cần lưu ý trong thực tiễn. Trên thực địa có cách vận hành đặt lương cơ bản thấp và làm dày các loại phụ cấp để giảm gánh nặng phí bảo hiểm, nhưng có quy định về việc khoản phụ cấp nào được tính vào cơ sở tính phí bảo hiểm, nên thiết kế dễ dãi sẽ chuốc lấy rủi ro bị bác bỏ・truy thu trong các đợt thanh tra thuế・lao động về sau. Về nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động nước ngoài cũng có quá trình chế độ thay đổi qua các thời kỳ, nên thiết kế bao gồm cả nhân viên biệt phái cần được xác nhận chuyên môn. Nên xem bảo hiểm xã hội là đối tượng để "thiết kế đúng và bảo đảm tuân thủ", chứ không phải đối tượng để "làm cho rẻ".
Thưởng・phụ cấp・làm thêm giờ・Tết: chi phí chồng chất bên ngoài tiền lương
Thứ đẩy tổng chi phí nhân công lên không chỉ có phí bảo hiểm. Bên ngoài tiền lương còn chồng chất những chi phí bắt rễ từ các tập quán đặc thù của Việt Nam. Tiêu biểu là khoản thưởng trả trước Tết Nguyên đán. Tuy có phần không thể khẳng định dứt khoát là nghĩa vụ về mặt luật pháp, nhưng trong thực tiễn, việc chi thưởng khoảng một tháng lương mỗi năm dưới danh nghĩa "lương tháng thứ 13" đã là tập quán phổ biến và bám rễ, và nếu không chi khoản này sẽ dẫn thẳng đến nghỉ việc hay sa sút tinh thần. Cần đưa nó vào chi phí nhân công hằng năm như một khoản chi phí cố định trên thực tế.
Các loại phụ cấp cũng không thể bỏ qua. Hệ thống lương của Việt Nam có đặc trưng là tỷ trọng phụ cấp cao, gồm phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại・giao thông, phụ cấp nhà ở, phụ cấp chức vụ, phụ cấp chuyên cần… "Tiền lương" đăng trên quảng cáo tuyển dụng bao gồm đến đâu của con số danh nghĩa thì khác nhau tùy doanh nghiệp, và người tìm việc so sánh bằng thực lĩnh đã gồm phụ cấp. Nếu chỉ tính chi phí nhân công bằng lương cơ bản thấp bề ngoài mà bỏ qua phụ cấp, bạn sẽ khốn đốn với khoảng chênh so với tổng thực chi.
Cách xử lý tiền làm thêm giờ cũng cần thận trọng. Luật Lao động Việt Nam quy định tỷ lệ phụ trội so với tiền lương thông thường đối với làm thêm ngoài giờ ngày thường, ngày nghỉ, và ban đêm, nên ở ngành sản xuất nơi tăng ca dồn vào mùa cao điểm, tiền làm thêm giờ đẩy chi phí nhân công lên rất nhiều. Hơn nữa, còn cần dự trù các chi phí liên quan đến nghỉ phép như nghỉ phép năm có lương, và việc tính lương cho các ngày lễ bao gồm dịp nghỉ Tết. Cộng tất cả những khoản này lại sẽ phát sinh một mức cộng thêm đáng kể so với tổng lương danh nghĩa, và giữa "lương tháng trên giấy" với "chi tiêu thực tế cả năm" sẽ nảy sinh một khoảng cách không thể bỏ qua.
Tỷ lệ nghỉ việc và chi phí tuyển dụng lại: chi phí thực sự của việc không gắn bó
Khi bàn về chi phí nhân công Việt Nam, chi phí ẩn lớn nhất không hiện trên bảng lương chính là tỷ lệ nghỉ việc cao. Ở Việt Nam, nơi việc nhảy việc phổ biến hơn so với Nhật Bản, không hiếm chuyện nhân viên chuyển nơi làm tương đối nhanh để tìm điều kiện tốt hơn. Đặc biệt tại các khu công nghiệp ở đô thị, còn thấy cảnh các doanh nghiệp lân cận giành giật nhân lực của nhau chỉ vì một khoản chênh lệch lương nhỏ, khiến tỷ lệ gắn bó thấp trở thành bài toán quản trị kinh niên.
Khi nghỉ việc xảy ra thường xuyên, ngoài bản thân tiền lương, các khoản chi phí quảng cáo tuyển dụng, công sức phỏng vấn・tuyển chọn, chi phí đào tạo・huấn luyện sau khi vào làm sẽ lặp đi lặp lại phát sinh. Nếu nhân lực vừa được đào tạo và trở thành lực lượng nòng cốt lại nghỉ việc ngay sau đó, thì chi phí đào tạo đã bỏ ra không thu hồi được, và bạn lại phải đầu tư cùng khoản chi phí ấy một lần nữa cho việc tuyển dụng và đào tạo lại người kế nhiệm. Vòng lặp "đào tạo rồi mất" này triệt tiêu lợi thế lương thấp bề mặt là chuyện không hiếm gặp.
Hơn nữa, nghỉ việc còn gây ra cả những tổn thất khó hiện trên con số: chất lượng giảm sút do bàn giao không trọn vẹn, bí quyết bị chảy ra ngoài, và việc các thành viên còn lại bị tăng gánh nặng dẫn đến nghỉ việc dây chuyền. Vì vậy, khi nghĩ về chi phí nhân công, cần thiết kế song song không chỉ "thuê được với giá bao nhiêu" mà cả "làm sao giữ chân được". Nghịch lý "nâng lương lên một chút để hạn chế nghỉ việc thì xét tổng chi phí lại rẻ hơn so với liên tục tuyển dụng lại nhiều lần" thường xuyên đúng. Việc thiết kế lương・đánh giá・phúc lợi đặt trên tiền đề tỷ lệ gắn bó mới chính là con đường chính đạo để rốt cuộc kìm được tổng chi phí nhân công.
Nhân sự tiếng Nhật・cấp quản lý là ngoại lệ của "Việt Nam rẻ"
Thứ mà doanh nghiệp Nhật Bản đặc biệt cần ở Việt Nam là nhân sự giao tiếp được bằng tiếng Nhật và quản lý người địa phương biết quán xuyến đội ngũ nhân viên bản xứ. Thế nhưng, chính tầng nhân lực này lại là lĩnh vực mà tiền đề "chi phí nhân công Việt Nam rẻ" sụp đổ rõ nhất. Nhân lực vận dụng được tiếng Nhật ở trình độ thực hành thì cung hạn chế so với cầu, và do các doanh nghiệp Nhật giành giật lẫn nhau nên mặt bằng lương tăng dần qua từng năm.
Không chỉ biết phiên dịch・biên dịch, mà những nhân sự cầu nối (bridge) có kiến thức nghiệp vụ, hay nhân sự ngoài tiếng Nhật còn có chuyên môn kế toán・nhân sự・kinh doanh, đều có giá trị thị trường cao, và chỉ riêng lương danh nghĩa cũng có khi vượt người cùng độ tuổi ở Nhật. Hơn nữa, chính những nhân sự như vậy lại càng dễ trở thành đối tượng bị doanh nghiệp khác lôi kéo, nên để giữ chân được cần những khoản đầu tư bổ sung như thưởng, tăng lương, và việc trình ra lộ trình thăng tiến. Tư duy "thuê người biết tiếng Nhật với giá rẻ" là điều không thực tế trong thị trường Việt Nam hiện nay.
Quản lý người địa phương cũng vậy. Để thực sự vận hành tổ chức ở địa phương, không thể thiếu tầng trung gian biết quản lý công nhân và nhân viên, đồng thời đảm nhận vai trò cầu nối với trụ sở Nhật Bản, nhưng mặt bằng của nhân lực quản lý ưu tú thì cao và tầng này lại mỏng — đó là thực tế. Trong trường hợp mua lại doanh nghiệp hiện hữu qua M&A, việc đãi ngộ và giữ chân những nhân vật chủ chốt như vậy sẽ định đoạt thành bại của giai đoạn hậu sáp nhập. Trong ước tính chi phí nhân công, điều không thể thiếu là không bị kéo theo đơn giá thấp của tầng công nhân, mà tách riêng theo từng vị trí để cộng dồn trên tiền đề rằng tầng quản lý・nhân sự chuyên môn cần thiết sẽ tốn chi phí tương xứng.
Các bước ước tính tổng chi phí nhân công và bảng kiểm
Trên cơ sở các yếu tố đã xem xét đến đây, chúng ta hệ thống lại quy trình ước tính chi phí nhân công sát thực tế. Chìa khóa là "phương pháp cộng dồn từ dưới lên" (bottom-up), khởi đi từ lương danh nghĩa rồi chồng dần từng khoản chi phí cộng thêm. Không phải bằng cảm nhận mặt bằng mơ hồ, mà dựng nên những con số cụ thể bám sát kế hoạch tổ chức của doanh nghiệp mình.
Thứ nhất, phân rã nhân lực cần thiết theo từng vị trí・nghề nghiệp. Rà soát xem cần bao nhiêu người ở mỗi tầng: công nhân, nhân viên, chuyên viên, nhân sự tiếng Nhật, quản lý người địa phương, nhân viên biệt phái. Thứ hai, thiết lập mặt bằng lương danh nghĩa của từng tầng theo vùng thâm nhập. Thứ ba, cộng phần gánh chịu của người sử dụng lao động về bảo hiểm xã hội・bảo hiểm y tế・bảo hiểm thất nghiệp lên trên lương danh nghĩa. Thứ tư, cộng thêm thưởng Tết (lương tháng thứ 13), các phụ cấp ăn trưa・đi lại・nhà ở, và tiền làm thêm giờ dự kiến. Thứ năm, đưa chi phí tuyển dụng và đào tạo, cùng chi phí tuyển dụng lại có tính đến tỷ lệ nghỉ việc, vào như chi phí hằng năm.
Về bảng kiểm, tối thiểu cần nắm bảy mục: (1) kế hoạch nhân sự theo từng vị trí, (2) xác nhận mặt bằng lương danh nghĩa theo vùng, (3) cộng tỷ lệ gánh chịu của người sử dụng lao động về bảo hiểm xã hội v.v., (4) hạch toán thưởng Tết・các loại phụ cấp, (5) ước tính chi phí liên quan đến làm thêm giờ・nghỉ phép, (6) hạch toán chi phí tuyển dụng・đào tạo・tuyển dụng lại có tính đến tỷ lệ nghỉ việc, (7) ước tính diễn biến nhiều năm có dự liệu việc điều chỉnh lương tối thiểu・tăng lương hằng năm. Chỉ sau khi trải qua sự cộng dồn này, bạn mới có thể phán đoán bằng con số thực rằng "chi phí nhân công Việt Nam có thực sự rẻ đối với doanh nghiệp mình hay không". So sánh chỉ bằng lương danh nghĩa là một lối tắt nguy hiểm dẫn đến quyết định sai lầm.
Chi phí nhân công nên thiết kế "tối ưu" chứ không phải "rẻ"
Kết luận rút ra từ những hệ thống hóa đến đây rất đơn giản. Chi phí nhân công Việt Nam, nếu nhìn ở lương danh nghĩa của tầng công nhân thì quả thực thấp hơn Nhật Bản, nhưng nếu nhìn qua lăng kính tổng chi phí nhân công, thì do các khoản cộng thêm như phí bảo hiểm・thưởng・phụ cấp・làm thêm giờ・chi phí nghỉ việc, nó không hề rẻ một cách kịch tính như con số bề mặt. Đặc biệt ở tầng nhân sự tiếng Nhật・cấp quản lý vốn không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp, bản thân tiền đề "rẻ" đã khó mà đứng vững.
Chính vì vậy, cần chuyển đổi tư duy về chi phí nhân công từ "làm sao kìm cho rẻ" sang "làm sao thiết kế cho tối ưu". Dù có hạ lương xuống dưới mặt bằng để nén chi phí trước mắt, nhưng nếu tổng chi phí lại phình to vì vòng lặp nghỉ việc và tuyển dụng lại thì là chuyện ngược đời. Ngược lại, nếu kết hợp lương hợp lý với các biện pháp giữ chân và thiết kế bảo hiểm・phụ cấp đúng đắn, thì có thể hạ chi phí thực tế trên mỗi đầu người thông qua việc nâng cao năng suất và tỷ lệ gắn bó. Việc theo đuổi sự rẻ và việc tối ưu hóa thường hướng về hai phía ngược nhau.
Sức cạnh tranh thực sự của chi phí nhân công Việt Nam không nằm ở mức lương danh nghĩa thấp, mà ở chỗ "có dựng được một tổ chức gắn bó và năng suất cao với tổng chi phí nhân công hợp lý hay không". Để làm được điều đó, cần tiến hành đồng bộ việc nắm mặt bằng lương của vùng thâm nhập, hiểu chính xác bảo hiểm xã hội・luật lao động, thiết kế thưởng・phụ cấp, và xây dựng chế độ nhân sự kìm hãm nghỉ việc. Tại Solara & Co, chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ thực tiễn không dựa vào cảm nhận mặt bằng bề mặt — từ ước tính con số thực về chi phí nhân công trong thâm nhập Việt Nam và M&A, đến tuân thủ về lao động・bảo hiểm xã hội, và giữ chân nhân lực trong PMI. Ước tính đúng chi phí nhân công chính là quyết định đầu tiên phân định thành bại của việc thâm nhập.
