Thực tiễn thành lập pháp nhân tại chỗ ở Việt Nam: quy trình lấy IRC, ERC và thời gian

"Mất bao nhiêu tháng cho đến khi được cấp phép" — cách đọc lịch trình thành lập

Khi thành lập một pháp nhân tại chỗ 100% vốn nước ngoài (phần nhiều là công ty trách nhiệm hữu hạn = LLC) ở Việt Nam, điều mà ban lãnh đạo doanh nghiệp Nhật Bản bận tâm trước tiên là lịch trình "khi nào có thể bắt đầu kinh doanh". Thế nhưng trên thực tiễn, thời gian thành lập không phải chỉ do số ngày chuẩn của khâu thẩm định quyết định. Bởi việc chuẩn bị "trước khi nộp hồ sơ" — như hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng các tài liệu chuẩn bị ở phía chính quốc, xác nhận quy định về vốn nước ngoài theo từng ngành nghề, và đảm bảo địa chỉ văn phòng — tốn nhiều thời gian hơn tưởng tượng.

Việc thành lập công ty ở Việt Nam, dựa trên hai luật là Luật Đầu tư (Law on Investment 2020) và Luật Doanh nghiệp (Law on Enterprises 2020), tiến hành theo ba tầng lớn: "lấy IRC (Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư)" → "lấy ERC (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)" → "thủ tục sau thành lập (post-licensing)". Ở những thương vụ có vốn nước ngoài tham gia, điểm đặc trưng là — khác với thành lập công ty bằng vốn trong nước — có thêm một bước cấp phép đầu tư mang tên IRC.

Bài viết này sẽ hệ thống ba giai đoạn này từ góc nhìn thực tiễn — từ chuẩn bị trước (bước 0) đến khi bắt đầu hoạt động — cùng với tài liệu cần thiết, cơ quan chủ quản và số ngày chuẩn cần thiết, đồng thời giải thích đâu là chỗ dễ trở thành điểm nghẽn và tổng thể nên dự trù khoảng thời gian bao lâu.

Bước 0: Chuẩn bị trước quyết định thành bại của việc thành lập

Thành bại và tốc độ của việc thành lập gần như được quyết định ở giai đoạn chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ. Nếu chạy mà không chốt kỹ phần này, giữa chừng thẩm định IRC sẽ bị cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung, bị trả đi trả lại nhiều lần và lãng phí thời gian.

Chốt phạm vi kinh doanh và mã ngành VSIC

Tại Việt Nam, ta phải gắn chính xác hoạt động kinh doanh dự định tiến hành với mã ngành nghề trong "Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC)" rồi mới nộp hồ sơ. Việc thiết lập mã không thừa không thiếu, hướng đến cả những triển khai trong tương lai như mua bán kiểu thương mại, sản xuất, dịch vụ IT, tư vấn, là điều quan trọng. Vì về nguyên tắc không thể tiến hành hoạt động nằm ngoài phạm vi kinh doanh đã đăng ký, nên nếu hẹp quá thì về sau cần thủ tục bổ sung, còn rộng quá thì cuốn theo các lĩnh vực có điều kiện khiến việc thẩm định nặng nề hơn.

Kiểm tra quy định về vốn nước ngoài và điều kiện đầu tư

Khả năng tham gia của vốn nước ngoài, trần tỷ lệ góp vốn và các điều kiện đi kèm khác nhau tùy theo từng ngành nghề. Trước tiên hãy xác nhận xem có thuộc "lĩnh vực đầu tư có điều kiện" — nơi vốn nước ngoài bị hạn chế hoặc cấm theo các hiệp định quốc tế như cam kết WTO, CPTPP và theo pháp luật trong nước — hay không. Phân phối, logistics, giáo dục, quảng cáo... thường có điều kiện đi kèm; nếu thuộc diện đó thì cần tham vấn với bộ ngành chủ quản, và đây là yếu tố khiến thẩm định IRC kéo dài đáng kể so với số ngày chuẩn.

Địa chỉ văn phòng và hợp đồng thuê

Tại Việt Nam, việc địa chỉ trên đăng ký (trụ sở kinh doanh) tồn tại thực và có thể dùng cho mục đích kinh doanh là tiền đề của việc thành lập. Bất động sản chỉ dành cho ở có khi không dùng được để đăng ký pháp nhân, và hợp đồng thuê (hoặc văn bản thỏa thuận sử dụng văn phòng) là tài liệu đính kèm hồ sơ xin IRC. Nếu không đảm bảo địa chỉ trước thì bản thân việc nộp hồ sơ không tiến triển được.

Vốn điều lệ và kế hoạch góp vốn

Tại Việt Nam, nhiều ngành nghề thông thường không quy định vốn pháp định tối thiểu, nhưng cần thiết lập một "vốn điều lệ (số vốn góp) hợp lý" nhất quán với kế hoạch kinh doanh, nhân sự và quy mô văn phòng đăng ký. Vì cơ quan chức năng xem xét thực chất việc vốn có hợp lý so với kế hoạch kinh doanh hay không, nên nếu quá nhỏ sẽ bị yêu cầu giải trình khi thẩm định. Cũng cần lưu ý rằng ở các lĩnh vực có điều kiện và một số ngành nghề, vốn pháp định (vốn tối thiểu theo luật) sẽ bị áp đặt.

Bước 1: Lấy IRC (Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư)

Ở việc thành lập có vốn nước ngoài tham gia, trước tiên ta lấy giấy phép cho chính dự án đầu tư, tức là IRC. Đây trên thực tế tương ứng với "giấy phép tham gia của vốn nước ngoài".

Nơi nộp hồ sơ và quy trình thẩm định

Nơi nộp hồ sơ khác nhau tùy theo địa điểm. Nếu thành lập tại khu đô thị thông thường thì cửa tiếp nhận là Sở Kế hoạch và Đầu tư (DPI) của từng tỉnh, thành phố; nếu vào khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao thì là Ban quản lý của khu đó (Industrial Zone Authority). Cơ quan chức năng thẩm định nội dung dự án đầu tư được nộp, tư cách của nhà đầu tư, phạm vi kinh doanh và kế hoạch vốn.

Tài liệu cần thiết và hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng

Khi pháp nhân nước ngoài là nhà đầu tư, ta nộp các tài liệu như giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân ở chính quốc, báo cáo tài chính gần nhất, xác nhận số dư ngân hàng chứng minh năng lực góp vốn. Các tài liệu chính quốc này cần được công chứng ở phía Nhật Bản, rồi trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc tương đương apostille, và còn phải kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt. Quy trình hợp pháp hóa, dịch thuật này là công đoạn khó đọc thời gian nhất trên thực tiễn.

15 ngày làm việc chuẩn và sự kéo dài ở lĩnh vực có điều kiện

Nếu hồ sơ đầy đủ, việc thẩm định IRC khoảng 15 ngày làm việc theo chuẩn là một mốc tham chiếu. Tuy nhiên, nếu thuộc lĩnh vực đầu tư có điều kiện đã nói ở trên, vì có khâu xin ý kiến bộ ngành chủ quản (tham vấn cơ quan chức năng) nên có thể kéo dài từ vài tuần đến tính bằng tháng. Cũng nên dự trù rằng nếu phát sinh việc bổ sung sửa đổi, thì mỗi lần như vậy việc đếm ngày lại bắt đầu lại từ đầu.

Bước 2: Lấy ERC (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)

Sau khi đã được cấp phép dự án đầu tư bằng IRC, tiếp theo ta đăng ký "tư cách pháp nhân của công ty". Đó là ERC, có vị trí gần với đăng ký thành lập như ở Nhật Bản.

Trao tư cách pháp nhân và 3 ngày làm việc chuẩn

ERC được nộp tại cửa đăng ký doanh nghiệp của DPI. Ta đăng ký điều lệ, thông tin của thành viên (người góp vốn), người đại diện theo pháp luật, vốn... và nếu hồ sơ đầy đủ thì theo chuẩn được cấp trong khoảng 3 ngày làm việc. Mã doanh nghiệp ghi trên ERC sẽ hoạt động luôn như mã số thuế. Tại đây, công ty mới lần đầu chính thức được thành lập về mặt pháp lý.

Tạo con dấu công ty

Sau khi lấy ERC, ta tạo con dấu của công ty (dấu pháp nhân). Theo chế độ hiện hành, hình thức và số lượng con dấu do công ty tự quyết định, và nghĩa vụ đăng ký với công an như trước đây đã được nới lỏng, nhưng việc quy định việc quản lý con dấu trong điều lệ hay quy chế nội bộ là điều quan trọng trên thực tiễn. Con dấu cần thiết ở từng tình huống hợp đồng, nộp hồ sơ.

Bảng tra nhanh các bước chính, cơ quan chủ quản và số ngày cần thiết

Dưới đây là phần hệ thống lại dòng chảy từ đầu đến đây, cùng với cơ quan chủ quản, số ngày chuẩn cần thiết và các tài liệu cần thiết chính. Số ngày chỉ là mốc tham chiếu trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, sẽ kéo dài nếu có hợp pháp hóa, dịch thuật hoặc tham vấn lĩnh vực có điều kiện.

Bước 3: Chỉ sau thủ tục sau thành lập (post-licensing) mới có thể vận hành

Bằng ERC thì công ty được thành lập, nhưng để thực sự luân chuyển vốn, thuê người và xuất hóa đơn thì cần một loạt đăng ký sau thành lập. Nếu xem nhẹ phần này, sẽ rơi vào tình huống đã thành lập mà không bắt đầu kinh doanh được.

Đăng ký mã số thuế, hóa đơn điện tử

Dựa trên mã doanh nghiệp của ERC, ta đăng ký ban đầu tại cơ quan thuế, và tiến hành đăng ký sử dụng, thiết lập ban đầu hóa đơn điện tử (e-invoice) vốn được bắt buộc tại Việt Nam. Nếu phần này chưa hoàn tất, ta không thể xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu một cách hợp pháp.

Mở tài khoản vốn DICA và thực hiện góp vốn

Nhà đầu tư nước ngoài mở "Tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA / Direct Investment Capital Account)" tại ngân hàng, và vốn góp từ nước ngoài được nộp vào qua tài khoản này. Vốn góp về nguyên tắc cần được nộp đủ trong thời hạn quy định tại ERC (hoặc IRC), thông thường là trong vòng 90 ngày kể từ khi thành lập công ty. Nếu không thể nộp đủ trong hạn, sẽ cần thủ tục thay đổi nội dung đăng ký như giảm vốn; để mặc tình trạng thiếu vốn sẽ thành rủi ro bị buộc khắc phục. Nếu không chuẩn bị chính xác danh nghĩa và chứng từ chuyển tiền, ở các thời điểm về sau như chuyển lợi nhuận về nước hay thu hồi vốn sẽ phát sinh trở ngại, nên việc giữ hồ sơ nhất quán ngay từ lần nộp đầu tiên là điều cốt yếu.

Treo biển hiệu, lao động/BHXH, sub-license, tài khoản ngân hàng

Tại địa chỉ đăng ký có nghĩa vụ treo biển hiệu công ty (bảng hiệu). Khi thuê nhân viên, ta đăng ký cơ sở lao động và BHXH, và tiến hành cả việc nộp nội quy lao động. Hơn nữa, tùy ngành nghề mà việc kinh doanh cần thêm giấy phép (sub-license / giấy phép cho ngành kinh doanh có điều kiện), và có những ngành không thể kinh doanh thực tế cho đến khi lấy được giấy phép này. Đồng thời, ta cũng mở tài khoản kinh doanh thông thường dùng cho thanh toán hằng ngày.

Mốc tham chiếu về tổng thời gian và các điểm nghẽn

Cuối cùng, dưới đây là phần hệ thống lại: tổng thể việc thành lập nên dự trù khoảng thời gian và chi phí bao nhiêu, và ở đâu dễ mất thời gian.

Chuẩn là 4–8 tuần, lĩnh vực có điều kiện là 2–3 tháng

Nếu hồ sơ đầy đủ và ngành nghề không có ràng buộc đặc biệt nào về quy định vốn nước ngoài, dự trù cho đến IRC, ERC và các đăng ký sau thành lập chính trong khoảng 4–8 tuần là một mốc tham chiếu. Mặt khác, nếu là lĩnh vực đầu tư có điều kiện cần tham vấn cơ quan chức năng, hoặc nếu việc hợp pháp hóa, dịch tài liệu chính quốc bị vướng, thì cần dự trù 2–3 tháng hoặc hơn. Cách nhìn thực tiễn là: lịch trình được quyết định bởi "chuẩn bị và hợp pháp hóa" hơn là "số ngày thẩm định".

Điểm nghẽn mang tên hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật

Cái sinh ra chậm trễ nhiều nhất trên thực tiễn là việc công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (tương đương apostille) và dịch công chứng tài liệu chính quốc. Khi lịch trình thủ tục ở phía Nhật Bản, việc làm lại do thiếu sót về hình thức tài liệu, và độ chính xác của bản dịch cộng dồn lại, chỉ riêng phần này đã tốn vài tuần. Nếu muốn gấp rút thành lập, hãy bắt tay vào việc hợp pháp hóa tài liệu chính quốc với ưu tiên cao nhất, song song với việc chuẩn bị hồ sơ ở phía Việt Nam.

Yêu cầu về địa chỉ và cách tư duy về vốn

Việc đảm bảo địa chỉ kinh doanh dùng được cho đăng ký vừa là tiền đề của việc nộp hồ sơ vừa là một yếu tố gây chậm trễ. Ngoài ra, tư duy "vì không có mức tối thiểu theo luật nên ít vốn cũng được" là nguy hiểm; việc thiết kế một mức hợp lý — bao gồm cả kế hoạch kinh doanh, việc lấy visa/giấy phép lao động, và uy tín từ ngân hàng cùng đối tác giao dịch — là con đường tắt để tránh phiền phức tăng vốn hay khắc phục về sau.

Hỗ trợ trọn gói của Solara & Co — đồng hành từ chuẩn bị đến khi bắt đầu hoạt động

Việc thành lập pháp nhân tại chỗ ở Việt Nam là một quy trình nhiều công đoạn, với hai bước cấp phép IRC và ERC nối tiếp các thủ tục sau thành lập như thuế, góp vốn, lao động và giấy phép. Chỗ dễ vấp không phải bản thân khâu thẩm định, mà là "việc sắp đặt trước và sau khi nộp hồ sơ" như thiết kế phạm vi kinh doanh (mã VSIC), thẩm định quy định vốn nước ngoài, hợp pháp hóa và dịch tài liệu chính quốc, và sự nhất quán giữa địa chỉ và vốn.

Solara & Co có cơ sở và mạng lưới nhân sự ở cả hai phía Nhật–Việt, hỗ trợ trọn gói từ chẩn đoán trước về phạm vi kinh doanh và quy định vốn nước ngoài, đến lập hồ sơ xin IRC, ERC và làm việc với cơ quan chức năng, mở tài khoản DICA và góp vốn, cùng các đăng ký sau thành lập về thuế, hóa đơn điện tử, lao động BHXH và sub-license. Chúng tôi tính ngược từ "khi nào có thể bắt đầu kinh doanh", đi trước một bước để xử lý điểm nghẽn hợp pháp hóa, dịch thuật, và đồng hành cùng quý vị cho một khởi đầu chắc chắn trong thời gian ngắn nhất.