So sánh hình thức thâm nhập Việt Nam: văn phòng đại diện, chi nhánh, pháp nhân địa phương (100%/JV)

Đừng tiến hành với tư duy "cứ lập pháp nhân địa phương đã" — hình thức thâm nhập trói buộc cả việc kinh doanh

Điều đầu tiên mà doanh nghiệp Nhật Bản đối mặt khi đã quyết định thâm nhập Việt Nam là lựa chọn "thâm nhập bằng hình thức nào". Văn phòng đại diện, chi nhánh, pháp nhân địa phương (100% vốn nước ngoài), liên doanh (JV), và hợp tác trên cơ sở hợp đồng — có nhiều lựa chọn, mỗi loại khác nhau lớn về việc pháp lý làm được gì và không làm được gì, thời gian và chi phí thành lập, cùng mức độ dễ rút lui. Nếu chọn nhầm ở đây, sẽ đối mặt với những vấn đề khó quay đầu như "muốn kinh doanh nhưng không kinh doanh được", "không nắm được quyền chủ đạo vì tỷ lệ góp vốn", "thành lập mất nhiều thời gian hơn dự kiến rất nhiều".

Việc lựa chọn hình thức thâm nhập không chỉ là vấn đề thủ tục, mà chính là chiến lược kinh doanh. Lời giải tối ưu thay đổi tùy theo mục đích là khảo sát thị trường, thu thập thông tin hay là hoạt động kinh doanh thực thụ tạo doanh thu tại chỗ; và còn chịu ràng buộc bởi cách ngành nghề mục tiêu được xử lý trong quy định về vốn nước ngoài (Law on Investment 2020, danh mục hạn chế — negative list). Cần phán đoán tổng hợp, bao gồm cả tốc độ, chi phí, mức độ dễ rút lui, và rủi ro bị xác định là cơ sở thường trú (PE) về thuế.

Bài viết này so sánh các hình thức thâm nhập chủ yếu tại Việt Nam, lấy trục là việc làm được gì và không làm được gì, rồi sắp xếp cách chọn phù hợp với mục đích của doanh nghiệp, cùng chiến lược thực tiễn chuyển dịch từng bước từ văn phòng đại diện sang pháp nhân địa phương.

Văn phòng đại diện (RO) — cửa ngõ thu thập thông tin và xây dựng quan hệ

Văn phòng đại diện (Representative Office, RO) là cơ sở đặt tại Việt Nam như "cửa sổ" của công ty mẹ ở nước nhà. Đặc điểm lớn nhất là không có tư cách pháp nhân, không phải là chủ thể kinh doanh độc lập, và được dùng rộng rãi như bước đầu tiên nhẹ nhàng nhất của việc thâm nhập.

Hoạt động được phép và hành vi bị cấm

Điều RO có thể làm chỉ giới hạn ở các hoạt động "hỗ trợ, chuẩn bị" như khảo sát thị trường, liên lạc – điều phối giữa trụ sở chính và đối tác Việt Nam, xúc tiến bán sản phẩm – dịch vụ của trụ sở chính, giám sát việc thực hiện hợp đồng. Ngược lại, các hoạt động kinh doanh – tạo doanh thu trực tiếp như tự nhân danh mình ký hợp đồng mua bán, phát hành hóa đơn và nhận đối giá là bị cấm. RO không thể tự thực hiện giao dịch sinh lợi, và toàn bộ chi phí của nó do trụ sở chính gánh chịu. "Việc cấm hoạt động sinh lợi" này chính là bản chất của RO, và nếu hiểu sai điểm này mà tiến hành hoạt động kinh doanh tại chỗ, sẽ bị xác định là cơ sở thường trú (PE) về thuế, dẫn đến rủi ro bị đánh thuế và bị xử lý điều chỉnh.

Giấy phép thành lập và trưởng đại diện

Để thành lập RO, cần xin giấy phép thành lập (License) từ Sở Công Thương (Department of Industry and Trade) có thẩm quyền. Nhìn chung thủ tục nhẹ hơn so với thành lập mới pháp nhân vốn nước ngoài, và hồ sơ cần thiết cũng hạn chế. Thời hạn hiệu lực của giấy phép về nguyên tắc là 5 năm, có thể gia hạn trước khi hết hạn. Mỗi RO cần đặt một trưởng đại diện (Chief Representative), trưởng đại diện thay mặt trụ sở chính điều hành văn phòng, nhưng không có thẩm quyền tự ý ký kết giao dịch vượt quá ủy quyền của trụ sở chính. Đây là hình thức phù hợp cho giai đoạn "trước hết cứ đặt người để quan sát thị trường".

Chi nhánh (Branch) — trên thực tế khó dùng cho kinh doanh thông thường

Theo cảm nhận của người Nhật, dễ nghĩ rằng "chi nhánh nhẹ nhàng hơn pháp nhân địa phương", nhưng tại Việt Nam tình hình lại khác.

Ngành nghề bị giới hạn cực kỳ chặt

Chi nhánh (Branch) của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam bị giới hạn nghiêm ngặt về ngành nghề được phép thành lập, chỉ ở một số lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ pháp lý. Việc ngành sản xuất hay thương mại – bán buôn – dịch vụ thông thường thâm nhập bằng hình thức chi nhánh, trên thực tế hầu như không phải là một lựa chọn. Chi nhánh có sức hấp dẫn ở chỗ có thể hoạt động sinh lợi như một bộ phận của công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân, nhưng vì lĩnh vực được cấp phép vốn đã hẹp, nên đối với phần lớn doanh nghiệp Nhật Bản, hình thức này nằm ngoài phạm vi cân nhắc. Kết quả là, đa số doanh nghiệp hướng tới thâm nhập thực thụ để tạo doanh thu sẽ chọn pháp nhân địa phương được trình bày tiếp theo.

Pháp nhân địa phương (100% vốn nước ngoài / công ty trách nhiệm hữu hạn) — lựa chọn phổ biến nhất

Nếu muốn kinh doanh thực thụ và tạo doanh thu tại chỗ, thành lập pháp nhân địa phương là dạng cơ bản. Việc thành lập doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài (WFOE) dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC, Limited Liability Company theo Law on Enterprises) là dạng phổ biến nhất ở doanh nghiệp Nhật Bản.

Hai bước lấy IRC và ERC

Thành lập pháp nhân địa phương bằng vốn nước ngoài có cốt lõi là thủ tục lấy hai loại: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Investment Registration Certificate, IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate, ERC). IRC là giấy phép đầu tư mang nghĩa "chấp thuận dự án đầu tư này", còn ERC tương ứng với việc thành lập pháp nhân mang nghĩa "đăng ký công ty này", và về nguyên tắc sau khi có IRC mới tiến tới ERC. Tùy theo ngành nghề, có thể thuộc lĩnh vực đầu tư có điều kiện riêng (conditional sectors), cần thêm giấy phép bổ sung (giấy phép con).

Mức tự do về góp vốn, vốn điều lệ và phạm vi kinh doanh

LLC là trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn góp, có thể khoanh rủi ro của công ty mẹ trong phạm vi vốn góp. Mức vốn pháp định tối thiểu về luật không được quy định đồng loạt ở nhiều ngành nghề, nhưng cần đặt vốn điều lệ (charter capital) tương xứng với phạm vi kinh doanh đăng ký và kế hoạch kinh doanh, và góp đủ trong thời hạn sau khi đăng ký. Nếu là 100% vốn nước ngoài thì có thể nắm trọn quyền chủ đạo trong ra quyết định, và lợi ích lớn nhất là có thể tự thiết kế việc phân chia lợi nhuận và quản trị theo ý mình. Phạm vi kinh doanh (business lines) cũng có thể đăng ký theo chiến lược của mình, miễn là không vi phạm quy định về vốn nước ngoài. Việc thành lập tốn một thời gian và chi phí nhất định, nhưng về tính ổn định như một nền tảng kinh doanh dài hạn thì vượt trội so với các hình thức khác.

Liên doanh (JV) — khi cần kênh phân phối và giấy phép của bên địa phương

Liên doanh (Joint Venture, JV) là hình thức cùng đối tác phía Việt Nam thành lập và vận hành pháp nhân địa phương. Trong bối cảnh 100% vốn nước ngoài là nguyên tắc, việc cố ý chọn liên doanh có những lý do rõ ràng.

Lĩnh vực có điều kiện với trần tỷ lệ góp vốn và thế mạnh của bên địa phương

Tùy theo ngành nghề, quy định về vốn nước ngoài (cam kết WTO, CPTPP, v.v. và danh mục hạn chế) áp đặt trần tỷ lệ góp vốn của bên nước ngoài, có những lĩnh vực không thể tham gia nếu không liên doanh với vốn địa phương. Ngoài ra, dù về mặt quy định 100% vốn nước ngoài là khả thi, liên doanh vẫn được chọn khi muốn tiếp nhận mạng lưới bán hàng, giấy phép, quan hệ với cơ quan hành chính và nhân lực mà đối tác địa phương sở hữu. Có thể nói đây là lựa chọn đánh đổi một phần vốn góp để có được tốc độ tham gia thị trường và năng lực thích ứng tại chỗ.

Rủi ro về quản trị, bế tắc và lối ra

Mặt khác, liên doanh về cấu trúc luôn mang trong mình rủi ro xung đột lợi ích với đối tác. Nếu thiết kế sai quyền biểu quyết tương ứng với tỷ lệ góp vốn, sẽ rơi vào bế tắc khi việc ra quyết định bị đình trệ ở những vấn đề quan trọng. Xung đột xoay quanh chính sách cổ tức, góp vốn bổ sung, nhân sự ban điều hành không phải là hiếm. Hơn nữa, nếu không sắp xếp trước trong hợp đồng liên doanh và điều lệ lúc thành lập về cách định đoạt phần vốn góp để rút lui (lối ra) khi quan hệ đổ vỡ, thì vốn góp trên thực tế bị đóng băng. Nếu chọn liên doanh, việc thiết kế tỉ mỉ từ trước quyền biểu quyết, quyền phủ quyết, điều khoản mua lại và điều khoản giải quyết bế tắc là điều không thể thiếu.

Thâm nhập trên cơ sở hợp đồng — nhà phân phối, nhượng quyền, BCC

Cũng có những cách tiếp cận thị trường mà không lập cơ sở. Đó là hợp đồng nhà phân phối với nhà phân phối – đại lý địa phương, nhượng quyền cung cấp thương hiệu và bí quyết vận hành, và hợp đồng hợp tác kinh doanh (Business Cooperation Contract, BCC) thực hiện chung công việc bằng hợp đồng giữa các bên mà không lập pháp nhân mới.

Nhẹ nhàng nhưng mặt trái là quyền chủ đạo và rủi ro

Các cách này tiếp cận được thị trường mà không gánh chịu gánh nặng lập cơ sở, và việc rút lui cũng tương đối dễ. Mặt khác, vì phụ thuộc vào đối tác trong việc kinh doanh tại chỗ nên khó nắm quyền chủ đạo, khó kiểm soát thương hiệu và thông tin khách hàng, phần lợi nhuận chia được bị giới hạn — những ràng buộc mang tính mặt trái. Đây là lựa chọn phù hợp cho giai đoạn trước khi thâm nhập thực thụ, hoặc cho sự tham gia giới hạn trong một dự án cụ thể.

Cách chọn hình thức thâm nhập — 5 trục phán đoán và chiến lược nâng cấp từng bước

Khi sắp xếp các hình thức ở trên theo khả năng hoạt động sinh lợi, tư cách pháp nhân và trách nhiệm, ước lượng thời gian thành lập, và trường hợp phù hợp, ta sẽ thấy rõ đường nét của lựa chọn.

5 trục phán đoán

Lựa chọn được phán đoán tổng hợp theo các trục sau. Thứ nhất là mục đích kinh doanh — nếu thu thập thông tin là mục đích chính thì RO, nếu là kinh doanh sinh lợi thì pháp nhân địa phương hoặc JV. Thứ hai là quy định về vốn nước ngoài — ngành nghề mục tiêu có thuộc danh mục hạn chế hay trần tỷ lệ góp vốn không. Thứ ba là tốc độ và chi phí — RO nhẹ nhàng và cơ sở hợp đồng thì nhanh và rẻ, nhưng làm được những việc hạn chế. Thứ tư là mức độ dễ rút lui — RO và cơ sở hợp đồng dễ thu dọn, còn liên doanh thì thiết kế lối ra nặng nề. Thứ năm là rủi ro PE về thuế — cần lưu ý rằng nếu thực hiện kinh doanh thực chất qua RO thì có thể bị coi là hoạt động sinh lợi và trở thành đối tượng đánh thuế.

Nâng cấp từ RO sang pháp nhân địa phương

Điều hữu hiệu trên thực tế là chiến lược thâm nhập từng bước. Trước hết dùng RO quan sát thị trường, xây dựng quan hệ với đối tác, xác nhận triển vọng sinh lợi. Khi đã có cảm nhận chắc chắn thì thành lập pháp nhân địa phương, chuyển nguyên vẹn tri thức và mạng lưới đã tích lũy ở RO vào hoạt động kinh doanh — bước nâng cấp này vừa kìm hãm rủi ro ban đầu vừa nâng cao độ chắc chắn của việc thâm nhập thực thụ. Hình ảnh phía dưới thể hiện cảm nhận về cơ cấu các hình thức mà doanh nghiệp Nhật Bản rốt cuộc lựa chọn, cho thấy thực tế là một khi nhằm mục đích kinh doanh sinh lợi thì pháp nhân địa phương 100% chiếm đa số.

Hỗ trợ nhất quán của Solara & Co — thiết kế hình thức từ mục đích ngược về

Lựa chọn hình thức thâm nhập Việt Nam là công việc tìm một điểm thỏa mãn đồng thời nhiều trục — mục đích kinh doanh, quy định về vốn nước ngoài, tốc độ, mức độ dễ rút lui và thuế — trong khi "việc làm được, việc không làm được" của mỗi hình thức đã được luật quy định. Nếu tiến hành với cảm nhận chi nhánh kiểu Nhật hay tư duy "cứ lập pháp nhân địa phương đã", về sau sẽ bị trói buộc bởi những ràng buộc không thể cứu vãn.

Solara & Co có cơ sở ở cả Nhật Bản lẫn Việt Nam, hỗ trợ nhất quán từ việc lắng nghe mục đích thâm nhập, kiểm tra quy định về vốn nước ngoài của ngành nghề mục tiêu (Law on Investment 2020, danh mục hạn chế), thiết kế hình thức tối ưu, xin giấy phép thành lập RO, lấy IRC／ERC, đàm phán hợp đồng liên doanh, cho đến việc nâng cấp từ RO sang pháp nhân địa phương. Việc "thiết kế hình thức từ mục đích ngược về" — thay vì quyết định hình thức rồi mới hành động — chính là điều phân định thành bại của việc thâm nhập Việt Nam. Chúng tôi đồng hành cùng quý vị ngay từ bước đầu tiên.