Hướng dẫn tận dụng kết nối kinh doanh tại Việt Nam: phát triển đối tác bản địa

Thành bại của việc tiến vào Việt Nam được quyết định bởi "quan hệ"

Trong việc triển khai kinh doanh tại Việt Nam, sự hiện diện của đối tác bản địa mang tính quyết định. Nhà phân phối, nhà cung ứng nguồn hàng, đối tác liên doanh, bên nhận thầu nghiệp vụ, và những cố vấn đáng tin cậy — việc có tìm được đối tác phù hợp hay không ảnh hưởng lớn đến tốc độ và thành bại của việc tiến vào thị trường. Việt Nam là một xã hội coi trọng sự kết nối giữa người với người (quan hệ), và "quen biết ai" chính là cánh cửa dẫn tới cơ hội kinh doanh.

Đó là lúc kết nối kinh doanh (business matching) phát huy tác dụng. Triển lãm, hội nghị giao thương, các chương trình hỗ trợ của JETRO, hội công thương và chính quyền địa phương, hiệp hội ngành nghề, sự giới thiệu của cố vấn bản địa, các nền tảng trực tuyến — phương tiện để gặp gỡ ứng viên đối tác ngày càng đa dạng. Tuy nhiên, mọi việc không đơn giản đến mức "cứ ra chỗ kết nối là tìm được đối tác tốt". Gặp gỡ chỉ là điểm khởi đầu; chính việc thiết kế quy trình từ đó đánh giá ứng viên, xây dựng quan hệ tin cậy cho đến khi đi đến hợp đồng mới là chìa khóa biến kết nối kinh doanh thành thành quả.

Bài viết này sẽ hệ thống thực tiễn phát triển đối tác bản địa thông qua kết nối kinh doanh tại Việt Nam — từ việc sử dụng linh hoạt các phương tiện kết nối, đến đánh giá ứng viên, xây dựng quan hệ, và quy trình cho đến khi ký hợp đồng.

Các phương tiện chính của kết nối kinh doanh

Có nhiều phương tiện để phát triển đối tác, và tùy theo mục đích, ngành nghề, giai đoạn mà phương tiện hiệu quả sẽ khác nhau.

Tận dụng các cơ quan hỗ trợ công

JETRO (Tổ chức Xúc tiến Thương mại Nhật Bản), các phòng thương mại và công nghiệp ở từng địa phương, hoạt động hỗ trợ mở rộng ra nước ngoài của chính quyền địa phương, và các cơ quan xúc tiến đầu tư phía Việt Nam là những cánh cửa kết nối có độ tin cậy cao. Sự giới thiệu thông qua cơ quan công có một mức bảo chứng tín nhiệm nhất định, và hữu ích cho việc thu thập ứng viên ở giai đoạn đầu. Đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là cách hữu dụng để tiếp cận các ứng viên đáng tin cậy mà vẫn tiết kiệm chi phí. Mặt khác, hỗ trợ công suy cho cùng chỉ là "se duyên"; việc đánh giá và đàm phán về sau vẫn phải tự doanh nghiệp tiến hành. Ứng viên được giới thiệu có thực sự phù hợp với mục đích của doanh nghiệp hay không thì không thể thiếu việc kiểm chứng riêng.

Triển lãm và hội nghị giao thương

Các triển lãm ngành nghề và hội nghị giao thương (sự kiện kết nối kinh doanh) do nhà nước và tư nhân tổ chức là nơi có thể tiếp xúc với nhiều ứng viên trong thời gian ngắn. Bằng cách tìm hiểu trước về các doanh nghiệp tham gia trưng bày, doanh nghiệp tham dự và nhắm đúng đối tượng muốn gặp để bước vào, hiệu quả sẽ thay đổi rất nhiều.

Mạng lưới ngành nghề và sự giới thiệu

Sự giới thiệu từ đối tác giao dịch hiện có, hiệp hội ngành nghề bản địa, các doanh nghiệp cùng ngành, và cố vấn chuyên môn là con đường hiệu quả để gặp được đối tác chất lượng. Tại Việt Nam, sự giới thiệu từ người đáng tin cậy mang ý nghĩa lớn như một điểm xuất phát cho việc xây dựng quan hệ. Vì trong sự giới thiệu có tâm lý "nể mặt người đáng tin cậy" của đối phương, nên có lợi thế là việc hình thành niềm tin ban đầu diễn ra nhanh. Thông qua một cố vấn có mạng lưới dày ở cả hai phía Nhật và Việt, ta có thể tiếp cận hiệu quả những ứng viên phù hợp với ngành nghề và mục đích. Trong việc phát triển nhà cung ứng, việc thu thập ứng viên qua mạng lưới như vậy thúc đẩy nội địa hóa nguồn cung tại chỗ.

Nền tảng trực tuyến

Những năm gần đây, phương thức tìm kiếm ứng viên thông qua cơ sở dữ liệu doanh nghiệp và nền tảng kết nối cũng đang lan rộng. Lợi điểm là có thể tiếp cận nhiều ứng viên vượt qua giới hạn địa lý, nhưng vì chỉ với thông tin trên mạng thì không thể nắm được thực trạng, nên việc đánh giá nói ở phần sau là không thể thiếu. Doanh nghiệp có hồ sơ trông càng hấp dẫn thì càng đòi hỏi sự thận trọng để kiểm chứng quy mô kinh doanh, tài chính và thực trạng giao dịch thực tế. Cách làm hai lớp — thu thập rộng ứng viên sơ cấp qua trực tuyến rồi khoanh lại những đối tượng có triển vọng để đào sâu bằng gặp mặt trực tiếp và thẩm định (due diligence) — là cách hiệu quả.

Từ gặp gỡ đến đánh giá — góc nhìn thẩm định (due diligence)

Điều quan trọng nhất nhưng dễ bị bỏ qua nhất trong kết nối kinh doanh là "đánh giá đối phương đã gặp như thế nào". Kết nối suy cho cùng chỉ là điểm tiếp xúc với ứng viên; còn việc đối phương đó có đủ đáng tin hay không thì phải kiểm chứng riêng.

Vì sao điều tra tín nhiệm là không thể thiếu

Tại Việt Nam, tính minh bạch của thông tin doanh nghiệp còn hạn chế, và một bộ hồ sơ giới thiệu công ty bắt mắt hay bài thuyết trình trôi chảy đôi khi không đi kèm thực trạng. Trước khi tiến tới giao dịch hay hợp tác, không thể thiếu việc điều tra tín nhiệm để xác nhận sự tồn tại thực tế, thực trạng kinh doanh, tình hình tài chính, thông tin tín nhiệm và việc có tranh chấp hay không của đối phương. "Vì là đối phương được giới thiệu nên yên tâm" chưa chắc đã đúng; tín nhiệm của người giới thiệu và tín nhiệm của đối phương là hai chuyện khác nhau.

Xác nhận điều gì

Cần xác nhận đăng ký pháp nhân (sự tồn tại thực tế, phạm vi kinh doanh), nội dung thực chất của hoạt động kinh doanh, sự lành mạnh về tài chính, uy tín với đối tác giao dịch và trong ngành, cùng chân dung con người của người điều hành. Càng tiến tới quan hệ sâu (liên doanh, giao dịch lớn) thì mức độ xác nhận càng phải nâng cao. Trong trường hợp hợp tác thực thụ, cần một cuộc điều tra tương đương thẩm định tài chính, và điểm cốt yếu của nó được trình bày ở bài Thẩm định tài chính tại Việt Nam. Tại Việt Nam, ngoài việc tra cứu thông tin đăng ký và thông tin tài chính bằng tài liệu gốc, việc kết hợp phỏng vấn đối tác giao dịch tại chỗ và kiểm tra thực địa giúp nắm được thực trạng mà chỉ giấy tờ không thể nhìn thấy. Đặc biệt, việc kiểm chứng xem những điều đối phương giải thích là "làm được" có được thành tích thực tế chống lưng hay không, thông qua lời chứng của bên thứ ba và lịch sử giao dịch cụ thể, là rất quan trọng.

Độ sâu của việc đánh giá tùy theo mục đích

Độ sâu cần đánh giá sẽ thay đổi tùy theo đó là giao dịch một lần, quan hệ cung ứng liên tục, hay liên doanh — một "cuộc hôn nhân" dài hạn. Đặc biệt, việc lựa chọn đối tác liên doanh đòi hỏi đánh giá lập thể về năng lực, sự lành mạnh và sự tương hợp, và thực tiễn của nó được trình bày chi tiết ở bài Thực tiễn lựa chọn đối tác JV tại Việt Nam.

Thực tiễn xây dựng quan hệ (relationship)

Tại Việt Nam, việc xây dựng quan hệ tin cậy là tiền đề của kinh doanh. Việc không lập tức bước vào đàm phán điều kiện với đối phương đã gặp qua kết nối, mà dành thời gian vun đắp quan hệ, sẽ chi phối thành quả.

Niềm tin được xây dựng qua thời gian

Gặp mặt vài lần, hiểu được hoạt động kinh doanh và con người của đối phương, thể hiện mức độ nghiêm túc của doanh nghiệp mình — sự tích lũy như vậy ở Việt Nam còn nâng đỡ quan hệ hơn cả hợp đồng. Việc một cuộc đàm phán hình thức một lần quyết định được một hợp tác sâu sắc là hiếm; chính đối thoại liên tục mới hun đúc niềm tin. Nếu phía Nhật vì nóng vội thành quả ngắn hạn mà bỏ qua giai đoạn xây dựng quan hệ để bước vào đàm phán điều kiện, sẽ gây cho đối phương ấn tượng "không được tin tưởng", "chỉ bị lợi dụng", và ngược lại khiến quan hệ xa cách. Thái độ "dục tốc bất đạt" về lâu dài lại là đường tắt.

Bắc cầu về ngôn ngữ và văn hóa

Khác biệt về ngôn ngữ và tập quán kinh doanh là nguồn gốc của hiểu lầm và mất mát cơ hội. Sự hiện diện của nhân sự, đối tác có thể bắc cầu không chỉ bằng phiên dịch từng chữ mà còn nắm bắt được ngữ cảnh và ý đồ, sẽ nâng cao chất lượng của việc xây dựng quan hệ. Một người trung gian am hiểu tình hình bản địa cũng hữu ích trong việc đọc được suy nghĩ thật và thực trạng kinh doanh của đối phương.

Biến gặp gỡ thành hợp đồng, giao dịch

Những điều cần chốt trong hợp đồng

Khi quan hệ trở nên sâu sắc và tiến tới giao dịch, hợp tác, cần làm rõ bằng văn bản việc phân chia vai trò, phạm vi trách nhiệm, giá cả và điều kiện, cách xử lý sở hữu trí tuệ, giải quyết tranh chấp, và quy tắc chấm dứt. Nếu ỷ vào quan hệ tốt đẹp mà tiến hành bằng lời hứa miệng, sẽ mất chỗ dựa khi lợi ích xung đột. Tại Việt Nam, văn hóa coi trọng quan hệ tin cậy và thực tiễn xác lập quyền và nghĩa vụ bằng hợp đồng rõ ràng không hề mâu thuẫn. Trái lại, việc chia sẻ các tiền đề bằng hợp đồng ngay khi quan hệ còn tốt đẹp mới bảo vệ được niềm tin lâu dài. Luật áp dụng và phương thức giải quyết tranh chấp (trọng tài hay tòa án, địa điểm trọng tài ở đâu) cũng là những hạng mục quan trọng cần định ngay từ đầu để phòng tranh chấp về sau. Điểm cốt yếu của hợp đồng với nhà phân phối, đại lý và hợp đồng liên doanh được trình bày lần lượt ở bài Kênh phân phối Việt Nam và chiến lược chinh phục bán lẻ và phần giải thích về lựa chọn JV.

Tạo dựng quan hệ không kết thúc sau một lần

Một đối tác tốt sẽ trở thành sự hiện diện mang đến những đối tác giao dịch mới, thông tin và cơ hội, vượt ra ngoài một giao dịch đơn lẻ. Bằng cách thực hiện giao dịch đầu tiên một cách thành tâm, giữ lời hứa và quan tâm cả đến thành công của đối phương, đối tác sẽ dần trở thành chính nền tảng kinh doanh của doanh nghiệp mình tại Việt Nam. Góc nhìn không chỉ tối ưu hóa điều kiện giao dịch ngắn hạn mà còn xây dựng tài sản quan hệ dài hạn sẽ dẫn đến sự tăng trưởng bền vững tại thị trường Việt Nam.

Những điểm dễ vấp trong kết nối kinh doanh

Biến gặp gỡ thành đích đến

Việc thu thập thật nhiều danh thiếp tại sự kiện kết nối rồi tự mãn là một thất bại điển hình. Gặp gỡ là điểm xuất phát; chỉ khi thiết kế được quy trình đánh giá, xây dựng quan hệ và hợp đồng về sau thì mới dẫn đến thành quả.

Bỏ qua việc đánh giá

Nếu ưu tiên tốc độ mà bỏ qua điều tra tín nhiệm, sẽ có rủi ro bắt tay với đối tác không có thực trạng hoặc đối phương đang ôm vấn đề. Lúc nhiệt huyết của cuộc gặp gỡ càng cao thì việc đánh giá tỉnh táo càng quan trọng.

Phụ thuộc quá mức vào người giới thiệu

Cảm giác yên tâm "vì là giới thiệu từ người đáng tin cậy" đôi khi làm cho việc đánh giá trở nên lơi lỏng. Tín nhiệm của người giới thiệu và tín nhiệm của đối phương được giới thiệu là hai chuyện khác nhau. Giới thiệu suy cho cùng chỉ là việc tạo điểm tiếp xúc; còn thực trạng của chính đối phương thì cần được kiểm chứng độc lập.

Nguyên nhân chính khiến việc phát triển đối tác vấp ngã

Nguyên nhân khiến việc phát triển đối tác không gắn được với thành quả thường tập trung ở một số giai đoạn cụ thể.

Yếu tố lớn nhất là thiếu việc đánh giá (điều tra tín nhiệm), tiếp đến là thiếu xây dựng quan hệ do biến gặp gỡ thành đích đến, sự mơ hồ về mục đích, và sự thiếu sót của hợp đồng. Tất cả đều là những điều có thể giảm thiểu đáng kể nếu thiết kế cả chặng từ gặp gỡ đến hợp đồng như một quy trình liền mạch.

Hỗ trợ phát triển đối tác của Solara & Co

Kết nối kinh doanh tại Việt Nam không phải là thứ "cứ gặp được là ra thành quả". Gặp gỡ ứng viên bằng phương tiện phù hợp với mục đích, đánh giá đối phương bằng điều tra tín nhiệm, dành thời gian xây dựng quan hệ tin cậy, làm rõ vai trò và trách nhiệm bằng hợp đồng — chỉ khi thiết kế cả chuỗi quy trình này thành một đường liền mạch thì việc phát triển đối tác bản địa mới gắn được với thành quả.

Solara & Co có cơ sở và mạng lưới nhân sự ở cả hai phía Nhật và Việt, hỗ trợ nhất quán từ việc tìm kiếm, giới thiệu ứng viên đối tác, đến đánh giá bằng điều tra tín nhiệm, hỗ trợ xây dựng quan hệ bao gồm bắc cầu văn hóa và ngôn ngữ, và thiết kế hợp đồng. Để không dừng lại ở việc "se duyên" đơn thuần mà xây dựng quan hệ bền vững với đối tác đáng tin cậy, chúng tôi đồng hành từ bước cùng bạn sắp xếp lại "tìm đối tác như thế nào, vì mục đích gì".