Luật Doanh nghiệp Việt Nam: loại hình công ty và quản trị doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp Việt Nam quyết định "khuôn khổ" và quản trị của công ty

Luật cơ bản khi thành lập và vận hành một thực thể kinh doanh tại Việt Nam là Luật Doanh nghiệp 2020 (Law on Enterprises 2020, số hiệu 59/2020/QH14, có hiệu lực từ ngày 1/1/2021). Trong khi Luật Đầu tư quy định khả năng tham gia của vốn nước ngoài và thủ tục đăng ký đầu tư, thì Luật Doanh nghiệp điều chỉnh "khuôn khổ công ty" và quản trị doanh nghiệp — tức là "chọn loại hình công ty nào" và "ai có thẩm quyền gì để điều hành công ty". Khi lựa chọn hình thức thâm nhập, thiết kế liên doanh, hay hướng tới M&A và niêm yết trong tương lai, việc hiểu rõ Luật Doanh nghiệp là điều không thể thiếu.

Bài viết này sắp xếp lại đặc điểm của các loại hình công ty chủ yếu, thiết kế cơ cấu tổ chức (quản trị doanh nghiệp), thực tiễn xoay quanh người đại diện theo pháp luật, và những thay đổi chính của lần sửa đổi năm 2020, theo cách hữu ích cho việc ra quyết định của doanh nghiệp Nhật Bản.

Các loại hình công ty chủ yếu tại Việt Nam

Luật Doanh nghiệp quy định nhiều loại hình thực thể kinh doanh, nhưng trên thực tế nhà đầu tư nước ngoài hầu như chỉ chọn hai loại: công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và công ty cổ phần (JSC).

Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) — một thành viên và hai thành viên trở lên

Công ty trách nhiệm hữu hạn (Công ty TNHH) là loại hình đơn giản và dễ quản lý nhất, trong đó người góp vốn chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp. Loại hình này chia thành hai nhánh theo số lượng thành viên (người góp vốn). Công ty TNHH một thành viên (một chủ sở hữu góp vốn) là dạng tiêu chuẩn cho doanh nghiệp Nhật Bản thành lập công ty con 100%. Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên, phù hợp cho liên doanh (cùng góp vốn với đối tác địa phương). Việc chuyển nhượng phần vốn góp chịu một số ràng buộc như quyền ưu tiên mua của các thành viên khác, mang tính khép kín cao là đặc điểm nổi bật.

Công ty cổ phần (JSC)

Công ty cổ phần (Công ty Cổ phần) là loại hình chia vốn thành cổ phần, thành lập với từ 3 cổ đông trở lên. Loại hình này cho phép tự do chuyển nhượng cổ phần, phát hành cổ phần ưu đãi, phát hành trái phiếu và niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán trong tương lai, phù hợp khi hướng tới huy động vốn từ nhà đầu tư tổ chức và mở rộng kinh doanh. Mặt khác, thiết kế cơ cấu tổ chức và vận hành đại hội đồng cổ đông nặng nề hơn so với LLC, dễ trở nên quá mức cần thiết đối với công ty con quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu thành lập.

Các loại hình khác

Ngoài ra, công ty hợp danh (Partnership) và doanh nghiệp tư nhân (Private enterprise) cũng được quy định, nhưng tình huống nhà đầu tư nước ngoài sử dụng là rất hạn chế. Cách lựa chọn hình thức thâm nhập cũng được sắp xếp trong bài So sánh cấu trúc thâm nhập thị trường Việt Nam.

Quản trị doanh nghiệp: nền tảng thiết kế cơ cấu tổ chức

Mỗi loại hình công ty có thiết kế cơ cấu tổ chức (cơ chế ra quyết định và giám sát) khác nhau theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Nếu không thiết kế đúng phần này, sẽ phát sinh rủi ro như công ty mẹ không kiểm soát được, hoặc các nghị quyết quan trọng bị đình trệ.

Cơ cấu của công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên ra quyết định thông qua chủ sở hữu (người góp vốn) bằng hội đồng thành viên hoặc giám đốc, và giám đốc (Director/General Director) điều hành công việc thường nhật. Tổ chức gọn nhẹ, dễ phản ánh ý chí của công ty mẹ là ưu điểm. Trường hợp chủ sở hữu là pháp nhân, cũng có thể thiết kế đặt một hội đồng thành viên gồm nhiều người đại diện.

Cơ cấu của công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên đặt hội đồng thành viên (Members' Council) — cơ quan ra quyết định cao nhất, chủ tịch hội đồng và giám đốc. Điều kiện thông qua nghị quyết của hội đồng thành viên (tỷ lệ tham dự, tán thành) được quy định trong điều lệ, nhưng đối với các vấn đề quan trọng như tăng vốn, sửa đổi điều lệ, sáp nhập thì yêu cầu đa số biểu quyết tăng cường. Trong liên doanh, việc thiết kế điều kiện thông qua nghị quyết này và quyền phủ quyết chính là cốt lõi quyết định tương quan lực lượng giữa các đối tác.

Cơ cấu của công ty cổ phần

Công ty cổ phần đặt đại hội đồng cổ đông (GMS), hội đồng quản trị (Board of Management, 3–11 người) và giám đốc, với ban kiểm soát (Inspection Committee) là cơ quan giám sát theo mô hình cơ bản. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép chọn mô hình một cấp đặt thành viên độc lập và ủy ban kiểm toán trong hội đồng quản trị thay cho ban kiểm soát, mở ra khả năng thiết kế quản trị hiện đại hơn. Định mức số người tối thiểu và yêu cầu tán thành đối với các nghị quyết quan trọng được luật định, và có thể nâng thêm trong điều lệ.

Thực tiễn xoay quanh người đại diện theo pháp luật

Công ty tại Việt Nam bắt buộc phải có "người đại diện theo pháp luật" (Legal Representative) thực hiện hành vi pháp lý nhân danh công ty. Đây là một trong những điểm mà doanh nghiệp Nhật Bản dễ vấp phải nhất trên thực tế.

Nhiều người đại diện theo pháp luật và phân bổ thẩm quyền

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty đặt nhiều người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, ít nhất một người phải cư trú tại Việt Nam. Trường hợp đặt nhiều người, nếu không quy định rõ phạm vi thẩm quyền của từng người đại diện trong điều lệ thì về mặt đối ngoại, mỗi người đại diện sẽ được coi là có toàn quyền đại diện, phát sinh rủi ro tự ý ký kết hợp đồng, chuyển tiền. Về phương diện quản trị của công ty mẹ, việc thiết kế trao cho ai thẩm quyền đến đâu là rất quan trọng.

Con dấu (dấu công ty) và kiểm soát thẩm quyền

Tại Việt Nam, con dấu công ty (dấu công ty) được sử dụng rộng rãi trong hợp đồng và đơn từ. Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu cho cơ quan công an như trước đây, để công ty tự quyết định mẫu mã và số lượng con dấu. Mặt được là tự do hơn, nhưng đổi lại nếu quản lý con dấu lỏng lẻo thì rủi ro sử dụng trái phép tăng cao, do đó việc quy định rõ ràng nội quy bảo quản con dấu và phê duyệt đóng dấu trong quy chế nội bộ chính là điểm then chốt của quản trị công ty con.

Những thay đổi chính của Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 đã thực hiện nhiều sửa đổi ảnh hưởng đến thực tiễn so với luật năm 2014.

Đơn giản hóa thủ tục và bảo vệ cổ đông thiểu số

Bên cạnh việc bãi bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu, thủ tục đăng ký doanh nghiệp cũng được điện tử hóa và đơn giản hóa hơn. Mặt khác, việc bảo vệ cổ đông thiểu số được tăng cường, với việc sắp xếp lại quyền xem sổ sách, áp dụng biểu quyết tích lũy trong bầu thành viên hội đồng quản trị, và khung khởi kiện đại diện của cổ đông. Khi đứng ở phía thiểu số trong liên doanh, cách cụ thể hóa các quyền này trong điều lệ và thỏa thuận giữa các cổ đông chính là điểm mấu chốt của thiết kế quản trị.

Điều chỉnh về doanh nghiệp nhà nước và giao dịch với người có liên quan

Việc rà soát lại định nghĩa doanh nghiệp nhà nước và làm rõ thủ tục phê duyệt giao dịch giữa các bên liên quan cũng được thực hiện. Giao dịch với công ty mẹ, công ty liên kết (cho vay vốn, cung ứng nguyên vật liệu, tiền bản quyền, v.v.) cần phải nhất quán với cả quy trình phê duyệt theo Luật Doanh nghiệp lẫn quy định về giá chuyển nhượng (chuyển giá) về thuế. Chi tiết xin tham khảo bài Thuế giá chuyển nhượng tại Việt Nam.

Đăng ký và thay đổi người đại diện theo pháp luật, nhân sự cấp cao

Người đại diện theo pháp luật và các thành viên cơ quan chủ chốt của công ty được phản ánh trong đăng ký doanh nghiệp (ERC) và thông báo với cơ quan chức năng. Trên thực tế, mỗi khi thay đổi nhân viên thường trú hay bầu lại lãnh đạo, thông tin đăng ký cần được cập nhật nhanh chóng. Nếu để người đại diện trên đăng ký và người thực tế điều hành công việc tách rời nhau trong thời gian dài, thì tính hiệu lực của hợp đồng và quan hệ trách nhiệm đối ngoại sẽ trở nên mơ hồ, gây trở ngại trong thủ tục ngân hàng và làm việc với cơ quan chức năng. Việc có nội quy vận hành liên kết điều chuyển nhân sự với cập nhật đăng ký trong nội bộ chính là điều nâng đỡ tính hiệu quả của quản trị. Đặc biệt khi người đại diện theo pháp luật rời nhiệm sở tại Việt Nam, nếu không thực hiện liền mạch việc bổ nhiệm người kế nhiệm, đăng ký, và chuyển giao thẩm quyền ngân hàng – thuế, thì có rủi ro công việc thường nhật bị đình trệ do thiếu người có quyền ký, vì vậy điều quan trọng là sớm liên kết lịch trình điều chuyển nhân viên thường trú với thủ tục đăng ký.

Thực tiễn về vốn, góp vốn và thay đổi tổ chức

Liên quan đến khuôn khổ công ty, quan niệm về vốn và tính linh hoạt khi thay đổi tổ chức trong tương lai cũng là những điểm cần nắm vững ngay từ giai đoạn thành lập.

Vốn điều lệ và việc góp đủ vốn

Công ty tại Việt Nam không có mức vốn pháp định tối thiểu chung (trừ một số ngành nghề có điều kiện). Tuy nhiên, "vốn điều lệ (charter capital)" ghi trong điều lệ về nguyên tắc phải được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp. Nếu đăng ký vốn quá lớn không tương xứng với kế hoạch kinh doanh, thì nghĩa vụ góp vốn sẽ trở thành gánh nặng tài chính nặng nề; ngược lại nếu quá ít thì bất lợi về mặt cấp phép, tín nhiệm giao dịch và thủ tục tăng vốn. Vốn cần được thiết kế ở mức thực tế, dựa trên đầu tư ban đầu, vốn lưu động và dư địa tăng vốn trong tương lai. Việc góp vốn và chuyển tiền thực tế được thực hiện qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA).

Tính linh hoạt khi thay đổi tổ chức và thoái vốn

Theo Luật Doanh nghiệp, có con đường để chuyển đổi từ công ty TNHH một thành viên sang công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc từ LLC sang công ty cổ phần, tùy theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Khi đón nhận nhà đầu tư bên ngoài, lập liên doanh, hay hướng tới niêm yết và thoái vốn qua M&A trong tương lai, nếu ngay từ lúc thành lập đã ý thức về loại hình nào dễ thay đổi thì sẽ mở rộng các lựa chọn về sau. Đặc biệt công ty cổ phần, nhờ phần vốn được tiêu chuẩn hóa thành cổ phần nên dễ tiếp nhận và chuyển nhượng vốn góp, có mức tự do cao trong chính sách vốn — đây là thế mạnh trong giai đoạn mở rộng. Việc thiết kế lối ra bao gồm cả rút lui và thanh lý nên được cân nhắc đồng bộ với các vấn đề trong bài Thoái vốn và thanh lý trong M&A tại Việt Nam.

Lựa chọn loại hình công ty: bảng so sánh

Sắp xếp các loại hình chủ yếu mà nhà đầu tư nước ngoài lựa chọn theo điều kiện thành lập, quản trị, huy động vốn và tình huống phù hợp, ta có như sau.

Những điểm thực tiễn về hình thức thâm nhập và thiết kế quản trị

Thứ nhất, việc chọn loại hình nên được cân nhắc không chỉ theo "quy mô hiện tại" mà theo "hình dạng sau 3–5 năm". Con đường ban đầu thành lập bằng công ty TNHH một thành viên dễ quản lý, rồi chuyển đổi sang công ty cổ phần ở giai đoạn mở rộng kinh doanh hay tiếp nhận vốn bên ngoài cũng là một lựa chọn thực tế. Thứ hai, trong liên doanh, việc thiết kế tỉ mỉ điều kiện thông qua nghị quyết, quyền phủ quyết và điều khoản giải quyết bế tắc trong điều lệ và thỏa thuận giữa các cổ đông sẽ ngăn ngừa tranh chấp về sau. Thứ ba, thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật và việc quản lý con dấu là mạch sống để công ty mẹ kiểm soát pháp nhân địa phương, cần được củng cố thành quy chế nội bộ ngay khi thành lập.

Luật Doanh nghiệp Việt Nam là luật cơ bản quyết định hình dạng và quản trị của "khuôn khổ" công ty. Nếu chọn sai khuôn khổ, sẽ buộc phải thực hiện những thay đổi tổ chức nặng nề mỗi khi tăng vốn, giải thể liên doanh, M&A hay niêm yết về sau. Solara & Co hỗ trợ nhất quán từ lựa chọn hình thức thâm nhập, thiết kế điều lệ và thỏa thuận giữa các cổ đông, đến xây dựng cơ cấu tổ chức và thể chế quản trị, bằng đội ngũ am hiểu thực tiễn cả Nhật Bản lẫn Việt Nam. Chúng tôi cùng quý công ty thiết kế "khuôn khổ" tối ưu cho kế hoạch kinh doanh trung – dài hạn, ngay từ cửa ngõ thành lập.