Luật lao động Việt Nam: điểm thực tiễn về tuyển dụng・sa thải・nội quy lao động

Luật lao động Việt Nam lấy "bảo vệ người lao động" làm nền tảng

Bên cạnh thuế và giấy phép, một lĩnh vực mà các doanh nghiệp Nhật Bản thành lập pháp nhân tại Việt Nam chắc chắn phải đối mặt là thực tiễn của Bộ luật Lao động (Labour Code). Luật lao động Việt Nam mang đậm sắc thái bảo vệ người lao động đúng với một quốc gia xã hội chủ nghĩa, và khác biệt rất lớn so với luật lao động Nhật Bản ở các điểm như "mức độ dễ dàng khi sa thải", "quy tắc gia hạn hợp đồng", "nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động". Nếu vẫn giữ tư duy "tuyển dụng nhân viên giống cảm giác ở Nhật, có vấn đề thì cho nghỉ việc là xong", doanh nghiệp sẽ vấp ngã dưới hình thức bồi thường do sa thải trái pháp luật, chế tài hành chính hoặc tranh chấp lao động.

Luật hiện hành là Bộ luật Lao động 2019 (No. 45/2019/QH14), có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2021. Luật chứa nhiều sửa đổi gắn trực tiếp với thực tiễn như đơn giản hóa các loại hợp đồng lao động, làm rõ thời hạn tối đa của thời gian thử việc, nâng dần tuổi nghỉ hưu, đưa vào quy định về quấy rối. Bài viết này hệ thống lại các điểm thực tiễn mà doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm, tập trung vào bốn trụ cột: tuyển dụng (hợp đồng lao động・thời gian thử việc), tiền lương・thời giờ làm việc, sa thải・trợ cấp thôi việc, và nội quy lao động.

Quy tắc cơ bản về tuyển dụng và hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động tại Việt Nam đã được luật mới năm 2021 đơn giản hóa thành 2 loại là "hợp đồng lao động không xác định thời hạn" và "hợp đồng lao động xác định thời hạn (trong vòng 36 tháng)" (loại "hợp đồng lao động theo mùa vụ" có trong luật cũ đã bị bãi bỏ).

Hợp đồng xác định thời hạn "về nguyên tắc chỉ được gia hạn 1 lần"

Điều cần lưu ý nhất là quy tắc gia hạn hợp đồng xác định thời hạn. Hợp đồng lao động xác định thời hạn về nguyên tắc chỉ được gia hạn 1 lần, và khi hết hạn hợp đồng mà vẫn tiếp tục sử dụng lao động, thì từ lần thứ 2 trở đi đương nhiên được coi là hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Không thể vận hành kiểu lặp đi lặp lại việc gia hạn hợp đồng xác định thời hạn để giữ dư địa điều chỉnh nhân sự như ở Nhật Bản. Nếu muốn bảo đảm tính linh hoạt trong sử dụng lao động, cần cân nhắc thiết kế loại hợp đồng ngay từ thời điểm tuyển dụng.

Giới hạn của thời gian thử việc

Thời gian thử việc có giới hạn tối đa được quy định theo từng loại công việc. Người quản lý doanh nghiệp (người đại diện theo pháp luật・trưởng bộ phận, v.v.) tối đa 180 ngày, công việc đòi hỏi trình độ đại học・cao đẳng là 60 ngày, công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn・trung cấp là 30 ngày, các trường hợp còn lại tối đa 6 ngày. Tiền lương trong thời gian thử việc phải bằng ít nhất 85% tiền lương sau khi chính thức tuyển dụng. Về nguyên tắc, mỗi loại công việc chỉ thử việc 1 lần, không thể lặp lại nhiều lần.

Tiền lương và thời giờ làm việc

Tiền lương không được thấp hơn lương tối thiểu vùng. Việt Nam chia cả nước thành 4 vùng (Vùng I～IV), khu vực đô thị như Hà Nội・Thành phố Hồ Chí Minh (Vùng I) được ấn định cao nhất, còn khu vực địa phương (Vùng IV) thấp nhất.

Lương tối thiểu và cơ sở tính bảo hiểm xã hội

Lương tối thiểu được Chính phủ điều chỉnh theo từng thời kỳ, những năm gần đây hầu như năm nào cũng được nâng lên. Lương tối thiểu còn ảnh hưởng đến cơ sở tính bảo hiểm xã hội・phí công đoàn, nên mỗi lần điều chỉnh thì toàn bộ chi phí nhân công đều biến động. Trong thiết kế lương, điều quan trọng là ước tính theo tổng chi phí bao gồm cả phần đóng bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động (trên 20% tiền lương), chứ không chỉ con số trên danh nghĩa.

Thời giờ làm việc và giới hạn làm thêm

Thời giờ làm việc theo luật tối đa là 48 giờ/tuần. Làm thêm (làm ngoài giờ) có giới hạn, về nguyên tắc tối đa 40 giờ/tháng・200 giờ/năm, một số ngành như dệt may・điện tử được phép ngoại lệ lên tới 300 giờ/năm. Tỷ lệ phụ cấp làm thêm được ấn định cao: ngày thường 150%, ngày nghỉ 200%, ngày lễ 300%, nên trong ngành sản xuất, sự khéo léo trong quản lý làm thêm tác động lớn đến chi phí nhân công. Thêm vào đó, làm việc ban đêm (22 giờ～6 giờ sáng hôm sau) còn được cộng thêm phụ cấp từ 30% trở lên, nên tại các nhà máy theo chế độ ca, cần lưu ý sự cộng dồn của các khoản phụ cấp. Nghỉ phép năm tối thiểu 12 ngày khi làm việc đủ 1 năm, được cộng thêm theo thâm niên, và các ngày lễ của Việt Nam (khoảng 11 ngày/năm bao gồm Tết Nguyên đán) cũng được bảo đảm nghỉ có hưởng lương. Trước và sau Tết, hoạt động của nhà máy giảm mạnh, nên cần đưa vào tính toán cho kế hoạch sản xuất và bố trí nhân lực.

Sa thải và trợ cấp thôi việc

Điều mà doanh nghiệp Nhật Bản dễ hiểu nhầm nhất trong luật lao động Việt Nam là độ khó của việc sa thải (chấm dứt hợp đồng lao động). Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong những trường hợp mà pháp luật liệt kê.

Các lý do được phép đơn phương chấm dứt

Việc người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt chỉ giới hạn trong các trường hợp như người lao động nhiều lần vi phạm nghĩa vụ thực hiện công việc, ốm đau・thương tật kéo dài, thu hẹp sản xuất do bất khả kháng, tự ý nghỉ việc quá thời gian quy định. Sa thải tùy tiện với lý do "không đủ năng lực", "do yêu cầu của công ty" dễ bị coi là sa thải trái pháp luật, và có rủi ro bị buộc phải nhận lại làm việc, trả tiền lương chưa thanh toán cùng bồi thường. Việc chấm dứt cần báo trước theo loại công việc・hợp đồng (không xác định thời hạn 45 ngày・xác định thời hạn 30 ngày・hợp đồng ngắn hạn 3 ngày làm việc, v.v.).

Trợ cấp thôi việc và trợ cấp thất nghiệp

Khi chấm dứt hợp đồng vì lý do cá nhân・lý do của công ty, về nguyên tắc phát sinh trợ cấp thôi việc (trợ cấp thôi việc) bằng 0,5 tháng lương cho mỗi năm làm việc. Tuy nhiên, do thời gian làm việc từ năm 2009 trở đi đã được bảo hiểm thất nghiệp (UI) chi trả, nên đối tượng của trợ cấp thôi việc chủ yếu là phần thâm niên trước năm 2009. Trường hợp chấm dứt hợp đồng do tái cơ cấu・tinh giản nhân sự, cần trợ cấp mất việc bằng 1 tháng lương cho mỗi năm làm việc (tối thiểu 2 tháng), và chi phí cắt giảm nhân sự có thể nặng hơn cả ở Nhật Bản. Hơn nữa, khi tiến hành tinh giản nhân sự, cần thực hiện các thủ tục như lập phương án sử dụng lao động (kế hoạch tái cơ cấu lao động), trao đổi với công đoàn, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, và nếu thiếu các bước theo quy định thì bản thân việc tinh giản có thể bị coi là vô hiệu. Trong giai đoạn rút lui・thu hẹp, nếu đánh giá sai chi phí và thủ tục này, toàn bộ lịch trình thanh lý sẽ bị chậm trễ, nên việc đưa vào tính toán ngay từ giai đoạn kế hoạch kinh doanh là rất quan trọng.

Nội quy lao động và quy chế nội bộ

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải lập nội quy lao động (nội quy lao động) bằng văn bản và đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền. Nội quy lao động đã đăng ký là căn cứ cho việc xử lý kỷ luật.

Xử lý kỷ luật lấy nội quy lao động làm căn cứ

Tại Việt Nam, không thể xử lý kỷ luật người lao động vì những lý do không được ghi rõ trong nội quy lao động. Để tiến hành sa thải kỷ luật, cần quy định cụ thể trường hợp tương ứng trong nội quy lao động và thực hiện thủ tục theo quy định (như tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật) dưới sự tham gia của công đoàn. Nếu nội quy lao động chưa hoàn thiện, hoặc vận hành trong khi nội dung còn mơ hồ, thì khi muốn xử lý nhân viên có vấn đề sẽ thiếu căn cứ xử lý và không thể ứng phó.

Công đoàn và quy chế lao động nội bộ

Tại Việt Nam, việc thành lập công đoàn (chính thức là trực thuộc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam) được dự liệu, và công đoàn đảm nhận một vai trò nhất định trong thương lượng tập thể và thủ tục kỷ luật. Ngoài nội quy lao động, việc hoàn thiện các quy chế nội bộ như quy chế tiền lương, hệ thống đánh giá, quy chế an toàn vệ sinh lao động theo hình thức phù hợp với luật pháp địa phương chính là nền tảng cho việc phòng ngừa tranh chấp và quản lý lao động lành mạnh. Nền tảng lao động như vậy cũng gắn trực tiếp với việc quản lý rủi ro nhân sự trong PMI sau M&A.

Tuyển dụng lao động nước ngoài và giấy phép lao động

Để thuê chuyên gia người nước ngoài hay nhân viên cử sang tại Việt Nam, về nguyên tắc cần phải xin giấy phép lao động (work permit). Để được cấp, phải đáp ứng các điều kiện như giải trình rằng vị trí đó không thể tuyển đủ bằng lao động Việt Nam, chứng minh học vấn・kinh nghiệm làm việc (3 năm kinh nghiệm thực tế trở lên hoặc bằng cấp liên quan, v.v.), khám sức khỏe, lý lịch tư pháp.

Quản lý đồng bộ kế hoạch tuyển dụng và thủ tục cư trú

Giấy phép lao động được cấp dựa trên quan hệ lao động và chức vụ với doanh nghiệp Việt Nam, có thời hạn hiệu lực tối đa 2 năm. Chỉ khi có giấy phép thì mới hoàn tất được giấy phép cư trú tương ứng (thẻ tạm trú) và việc tham gia bảo hiểm xã hội dựa trên hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên. Giấy phép lao động・cư trú・bảo hiểm xã hội・thuế thu nhập cá nhân liên động với nhau, nên việc cử nhân viên sang công tác không thể thiếu việc quản lý đồng bộ kế hoạch tuyển dụng và thủ tục cư trú. Cách xử lý cụ thể về thuế・bảo hiểm xã hội được trình bày chi tiết trong phần giải thích về thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội của nhân viên cử sang.

Giải quyết và phòng ngừa tranh chấp lao động

Khi phát sinh tranh chấp lao động, Việt Nam có sẵn các thủ tục giải quyết theo từng cấp gồm hòa giải bởi hòa giải viên lao động, hội đồng trọng tài lao động, và tòa án nhân dân. Phần lớn các tranh chấp lao động cá nhân được yêu cầu phải qua hòa giải trước.

Cơ chế phòng ngừa tranh chấp từ sớm

Xét đến chi phí và thời gian của tranh chấp, việc phòng ngừa trước khi đi đến kiện tụng là quan trọng hơn hết. Nội quy lao động rõ ràng và đã đăng ký, sự minh bạch của chế độ tiền lương・đánh giá, việc thực hiện đúng đắn thủ tục kỷ luật, và khuôn khổ đối thoại với công đoàn chính là nền tảng để phòng ngừa tranh chấp từ sớm. Đặc biệt, sa thải kỷ luật chỉ cần một vi phạm thủ tục là đã bị coi là sa thải trái pháp luật, nên việc lưu giữ cẩn thận hồ sơ xác định sự việc và thủ tục sẽ bảo vệ công ty trong các tranh chấp về sau.

Nâng dần tuổi nghỉ hưu

Luật mới năm 2021 đã đưa ra phương châm nâng dần tuổi nghỉ hưu. Nam giới nâng lên 62 tuổi vào năm 2028, nữ giới nâng lên 60 tuổi vào năm 2035, mỗi năm tăng vài tháng. Đây là thay đổi chế độ hướng tới tình trạng già hóa dân số, ảnh hưởng đến kế hoạch nghỉ hưu・lương hưu・đào tạo người kế nhiệm. Cùng với đó, định nghĩa và nghĩa vụ phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, quy định bảo vệ lao động nữ・lao động chưa thành niên cũng được làm rõ trong luật 2019, và cần được phản ánh vào nội quy lao động cũng như quy chế phòng chống quấy rối.

Thực tiễn doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm (bảng so sánh)

Hệ thống lại các luận điểm chủ yếu từ tuyển dụng đến nghỉ việc cùng với những khác biệt so với Nhật Bản thì như sau.

Luật lao động Việt Nam, ở các điểm tính linh hoạt khi tuyển dụng thấp, rào cản sa thải cao, và việc hoàn thiện nội quy lao động là tiền đề cho kỷ luật, đòi hỏi "thiết kế cửa vào và cơ chế" còn quan trọng hơn cả ở Nhật Bản. Solara & Co hỗ trợ từ việc hoàn thiện hợp đồng lao động・nội quy lao động・quy chế tiền lương, đến cách tiến hành sa thải・tinh giản nhân sự, cũng như ứng phó với tranh chấp lao động, bằng một đội ngũ am hiểu thực tiễn lao động cả hai phía Nhật và Việt. Việc đưa thiết kế lao động vào ngay từ giai đoạn cân nhắc thành lập pháp nhân hay cấu trúc thâm nhập chính là cách tốt nhất để kìm hãm chi phí tranh chấp về sau. Việc thiết kế các luận điểm tuyển dụng・tiền lương・nội quy lao động・sa thải theo một phương châm nhất quán, và hoàn thiện chúng thành các văn bản phù hợp với luật pháp địa phương, chính là nền móng cho việc vận hành kinh doanh ổn định.