Lựa chọn văn phòng và cơ sở tại Việt Nam: so sánh thành phố và khu công nghiệp

"Đặt trụ sở tại thành phố nào" quyết định lời lỗ của doanh nghiệp

Một trong những câu hỏi được các doanh nghiệp Nhật Bản đang cân nhắc thâm nhập Việt Nam đặt ra nhiều nhất là bài toán địa điểm: "Nên đặt cơ sở ở Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh?" Thoạt nhìn, đây tưởng như chỉ là chuyện sở thích hay mức độ nổi tiếng, nhưng trên thực tế, việc lựa chọn địa điểm đặt cơ sở sẽ quy định trong dài hạn cách thức tuyển dụng nhân sự, các chi phí cố định như tiền thuê và nhân công, mức độ thuận tiện trong thu mua nguyên vật liệu và linh kiện, cho đến cả chi phí logistics vận chuyển sản phẩm ra thị trường hay cảng biển. Một khi đã dựng cơ sở thì rất khó di dời, nên quyết định địa điểm ban đầu chính là quyết định định hình toàn bộ cấu trúc lời lỗ của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, sau khi hệ thống lại các trục đánh giá cơ bản để lựa chọn cơ sở, chúng tôi sẽ so sánh tính chất của ba vùng kinh tế lớn — miền Bắc (vùng Hà Nội), miền Nam (vùng Thành phố Hồ Chí Minh) và miền Trung (vùng Đà Nẵng) — đồng thời giải thích từ góc nhìn thực tiễn về cách chọn hình thức văn phòng và khu công nghiệp (KCN), cùng những đánh đổi giữa ưu đãi thuế, chi phí nhân công và logistics gắn với từng địa điểm.

Sáu trục cơ bản để đánh giá việc lựa chọn cơ sở

Địa điểm không phải là điều nên quyết định chỉ vì một lý do đơn lẻ như "vì tiền thuê rẻ" hay "vì có nhiều doanh nghiệp Nhật." Điểm khởi đầu là cân nhắc trọng số sáu trục sau đây dựa trên mô hình kinh doanh của chính doanh nghiệp.

Ba nền tảng: nhân sự, chi phí và thị trường

Thứ nhất là nguồn nhân lực. Cần xem xét nguồn nhân lực ở các vị trí cần thiết (công nhân sản xuất, kỹ sư, nhân lực IT, nhân sự quản lý và kế toán, nhân lực tiếng Nhật) tại địa phương đó dồi dào đến mức nào và tuyển được ở mặt bằng lương ra sao. Thứ hai là chi phí mà trọng tâm là tiền thuê và nhân công, bởi giá thuê văn phòng, phí thuê đất khu công nghiệp và phân vùng lương tối thiểu khác nhau rất lớn theo từng địa phương. Thứ ba, đối với ngành hàng tiêu dùng hay phân phối thì khoảng cách tới thị trường (nơi tiêu thụ) trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu. Về sự khác biệt chi phí nhân công theo vùng, xin tham khảo thêm Thực trạng và cấu trúc chi phí nhân công tại Việt Nam.

Ba hạ tầng: cơ sở hạ tầng, thu mua và hành chính

Thứ tư là hạ tầng cùng khả năng tiếp cận cảng biển, sân bay. Với ngành sản xuất có hoạt động xuất nhập khẩu, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển tới các cảng chính hay sân bay quốc tế ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh sẽ quyết định năng lực cạnh tranh. Thứ năm là mức độ tập trung của nhà cung ứng: càng có nhiều nhà sản xuất linh kiện và xưởng hợp tác ở gần thì việc thu mua càng ổn định và tồn kho càng được nén lại. Thứ sáu là tốc độ xử lý hành chính và cấp phép, bởi mức độ "một cửa" trong thủ tục đầu tư cũng như chất lượng xử lý có sự khác biệt giữa các tỉnh (tỉnh, thành phố) và ban quản lý khu công nghiệp.

Địa chỉ đăng ký là tiền đề để lấy ERC

Một điểm không thể bỏ qua khi bàn về địa điểm là yêu cầu về địa chỉ đăng ký. Tại Việt Nam, việc địa chỉ đăng ký phải có thật và là bất động sản được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh là tiền đề để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Căn hộ chung cư hay condominium chỉ dùng để ở thường không được dùng cho đăng ký pháp nhân, và hợp đồng thuê là tài liệu đính kèm hồ sơ. Ngay từ giai đoạn chọn địa điểm dự kiến, nhất thiết phải xác nhận đó có phải là bất động sản kinh doanh có thể đăng ký được hay không.

Bức tranh tổng thể về ba vùng kinh tế lớn

Việt Nam có hình dạng trải dài theo chiều Bắc - Nam, và cấu trúc ngành nghề cùng tính chất nhân lực, chi phí được phân định rõ ràng theo từng vùng kinh tế. Sau khi nhìn tổng quan sự khác biệt giữa ba vùng qua bảng dưới đây, chúng ta sẽ lần lượt xem xét đặc trưng của từng vùng.

Miền Bắc (vùng Hà Nội) — trung tâm hành chính và cụm sản xuất điện - điện tử

Hà Nội là thủ đô, nơi tập trung các bộ ngành và cơ quan cấp phép, là trung tâm hành chính. Với các ngành có nhiều giao thiệp với các cơ quan trung ương, hay các lĩnh vực đòi hỏi nhiều giấy phép, địa điểm này mang lại lợi thế.

Cụm điện tử - chính xác và sự gần gũi với Hoa Nam

Thế mạnh lớn nhất của miền Bắc là cụm sản xuất điện - điện tử và linh kiện chính xác được hình thành lấy việc thâm nhập của các tập đoàn lớn như Samsung làm khởi điểm. Chuỗi cung ứng tích tụ dày đặc tại các tỉnh Bắc Ninh, thành phố Hải Phòng, tỉnh Thái Nguyên..., với những khu công nghiệp lớn như VSIP Bắc Ninh làm nơi tiếp nhận. Việc gần gũi về địa lý với khu vực Hoa Nam của Trung Quốc, có lợi thế về thời gian giao hàng và chi phí thu mua linh kiện, cũng là lý do miền Bắc được chọn làm điểm đến chuyển dịch sản xuất theo chiến lược China Plus One.

Đặc điểm về cảng biển và nhân lực

Nhờ việc đầu tư cảng Hải Phòng và cảng nước sâu Lạch Huyện, khả năng tiếp cận xuất nhập khẩu của miền Bắc đã cải thiện đáng kể. Về nhân lực, nguồn cung công nhân sản xuất và kỹ sư ổn định, song những năm gần đây, cùng với sự phát triển của cụm công nghiệp, cuộc cạnh tranh giành nhân lực lành nghề và đà tăng lương cũng đang diễn ra.

Miền Nam (vùng Thành phố Hồ Chí Minh) — thị trường tiêu dùng lớn nhất và khả năng tiếp cận cảng

Thành phố Hồ Chí Minh là đô thị thương mại - tiêu dùng lớn nhất Việt Nam, cùng với các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng Nai, Long An tạo thành vùng kinh tế lớn nhất cả nước.

Chiều dày của thị trường tiêu dùng, công nghiệp nhẹ và phân phối

Sức hấp dẫn lớn nhất của miền Nam là có ngay trước mắt một thị trường tiêu dùng khổng lồ với sức mua cao. Với các ngành hàng tiêu dùng, thực phẩm, phân phối và công nghiệp nhẹ, sự gần gũi với thị trường trực tiếp nâng cao hiệu quả bán hàng và marketing. Sự tập trung của các cơ sở thương mại, dịch vụ và điều hành cũng rất dày, hạ tầng kinh doanh và lớp nhân lực tiếng Nhật phong phú hơn các vùng khác.

Cảng biển - logistics và chi phí ở mức cao

Cảng Cát Lái đảm nhận vai trò trung tâm xử lý container trong nước, còn tàu lớn do cảng nước sâu Cái Mép phụ trách. Trong khi hạ tầng logistics hoàn chỉnh, do nhu cầu nhân lực cao nên chi phí nhân công và tiền thuê văn phòng ở mức cao nhất cả nước. Bức tranh tổng thể về mạng lưới logistics có thể tham khảo tại Thị trường logistics - kho bãi tại Việt Nam.

Miền Trung (vùng Đà Nẵng) — lợi thế về IT, chi phí và lao động ổn định

Miền Trung lấy Đà Nẵng làm trung tâm đang nâng cao sự hiện diện như một lựa chọn thứ ba khác biệt so với miền Bắc và miền Nam.

Trung tâm phát triển IT - offshore và du lịch

Đà Nẵng đang nhanh chóng phát triển thành cơ sở phát triển IT - phần mềm và BPO (thuê ngoài nghiệp vụ), với nguồn cung nhân lực IT và thái độ thu hút đầu tư của chính quyền đều thuận lợi. Mức độ nổi tiếng như một thành phố du lịch cũng cao, và môi trường sống tốt góp phần giữ chân nhân lực. So với miền Bắc và miền Nam, chi phí nhân công và tiền thuê thấp hơn, tỷ lệ nghỉ việc cũng tương đối ổn định, nên đây là lựa chọn có tiềm năng để đặt cơ sở phát triển hay back-office chú trọng chi phí. Miền Trung còn có lợi thế địa lý như một điểm trung chuyển đảm nhận chức năng hub.

Cách chọn hình thức văn phòng — hạng A/B, văn phòng dịch vụ, văn phòng ảo

Đối với các ngành ngoài sản xuất, hoặc với chức năng quản lý - kinh doanh của ngành sản xuất, trước tiên cần chọn hình thức văn phòng. Lựa chọn phù hợp với giai đoạn kinh doanh và quy mô nhân sự sẽ quyết định chi phí ban đầu và tốc độ triển khai.

Văn phòng hạng A/B, văn phòng dịch vụ, văn phòng ảo

Văn phòng hạng A là các tòa nhà cao cấp ở vị trí đắc địa; tại trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh, mức khoảng 50–60 USD/㎡/tháng là một con số tham khảo. Loại này phù hợp với cơ sở điều hành coi trọng việc tiếp khách và xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Văn phòng hạng B là lựa chọn vừa tiết giảm chi phí vừa đủ đáp ứng nghiệp vụ. Nếu ở giai đoạn khởi đầu hay quy mô ít người, văn phòng dịch vụ đã có sẵn nội thất, lễ tân và phòng họp sẽ hữu hiệu vì có thể vận hành ngay trong ngày mà không cần đầu tư nội thất. Văn phòng ảo là hình thức chỉ thuê địa chỉ, nhưng việc có được công nhận làm địa chỉ đăng ký hay không còn tùy vào cách vận dụng của cơ quan chức năng, và tiềm ẩn rủi ro xét từ góc độ lấy ERC cũng như yêu cầu về hiện diện thực thể, nên cần tránh sử dụng một cách dễ dãi.

Cách chọn khu công nghiệp (KCN) — VSIP, Deep C, Long Đức

Trọng tâm của việc lựa chọn cơ sở đối với ngành sản xuất là việc chọn khu công nghiệp (KCN = Khu Công Nghiệp). Mỗi khu khác nhau về địa điểm, tiện ích, khả năng đáp ứng cấp phép và thành phần doanh nghiệp đang hoạt động.

Hình thức thuê và nhà xưởng xây sẵn

Tại khu công nghiệp, thông thường doanh nghiệp đảm bảo mặt bằng bằng thuê đất (tối đa khoảng 50 năm tùy theo thời hạn dự án). Nếu muốn tránh thời gian và vốn để tự xây nhà xưởng, có thể thuê nhà xưởng xây sẵn (RBF) hoặc nhà xưởng cho thuê để sớm đi vào vận hành. Những khu có sự tập trung dày của doanh nghiệp Nhật và chất lượng vận hành cao như VSIP (Khu công nghiệp Việt Nam - Singapore), Deep C ở Hải Phòng, Long Đức ở tỉnh Đồng Nai... mang lại cảm giác an tâm khác hẳn sau khi vào hoạt động. Chi tiết về việc thiết lập nhà máy xin xem Thực tiễn thành lập nhà máy tại Việt Nam.

Cấp phép một cửa, tiện ích và ưu đãi

Khu công nghiệp tốt có ban quản lý làm đầu mối một cửa cho IRC, giấy phép xây dựng, thủ tục môi trường..., và đảm bảo các tiện ích như điện, cấp thoát nước, viễn thông cùng nguồn cung lao động ở cấp độ toàn khu. Hơn nữa, nếu đặt tại khu kinh tế (EZ) hoặc khu chế xuất (EPZ) thì có thể được hưởng các lợi ích về thuế như miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp hay ưu đãi thuế nhập khẩu. Sự nhất quán với quy hoạch chi tiết 1/500 (quy hoạch sử dụng đất chi tiết) và việc khu công nghiệp đã có sẵn các giấy phép cần thiết hay chưa cũng là những điểm quan trọng cần xác nhận.

Sự đánh đổi của địa điểm và cách triển khai thực tế

Việc chọn địa điểm là công việc cân bằng những yếu tố mâu thuẫn nhau. Vùng có ưu đãi thuế dồi dào thì xa trung tâm hay cảng nên chi phí logistics tăng; thành phố giàu nhân lực thì chi phí nhân công và tiền thuê cao — không tồn tại một lời giải tối ưu thỏa mãn tất cả.

Nắm bắt sự đánh đổi chi phí theo tổng số

Điều cốt yếu là so sánh trên tổng chi phí vận hành chứ không xem riêng lẻ tiền thuê, nhân công, logistics và ưu đãi thuế. Mức độ dễ dàng trong xin giấy phép lao động - visa cũng tác động đến thực tiễn, nên ở những cơ sở bố trí nhiều chuyên gia người nước ngoài cần cân nhắc thêm góc độ của Giấy phép lao động và visa tại Việt Nam. Về thu mua, sự gần gũi của các xưởng hợp tác được bàn trong Thu mua và quản lý nhà cung ứng tại Việt Nam liên quan trực tiếp đến tồn kho và thời gian giao hàng.

Quy trình thực tế từ so sánh địa điểm đến ký hợp đồng

Trên thực tế, quy trình tiến hành theo thứ tự: (1) từ yêu cầu kinh doanh, gán trọng số cho các trục đánh giá để khoanh vùng các địa điểm ứng viên; (2) khảo sát thực địa để xác nhận khu công nghiệp, bất động sản, hạ tầng xung quanh và thị trường lao động; (3) tham vấn các cơ quan như tỉnh, ban quản lý khu công nghiệp về khả năng áp dụng cấp phép và ưu đãi; (4) hoàn thiện điều kiện và ký kết hợp đồng thuê. Nếu nắm trước bức tranh tổng thể về chi phí ban đầu qua Bức tranh tổng thể chi phí thâm nhập Việt Nam, việc tính toán cho từng địa điểm sẽ dễ dàng hơn.

Hỗ trợ trọn gói của Solara & Co — đồng hành từ chiến lược địa điểm đến ký hợp đồng

Việc lựa chọn cơ sở tại Việt Nam là một quyết định chiến lược, tối ưu hóa nhiều trục — nhân sự, chi phí, thị trường, logistics, cấp phép — phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Điều dễ vấp phải là quyết định theo một chỉ tiêu đơn lẻ như mức độ nổi tiếng hay tiền thuê, để rồi về sau những chi phí ngoài dự kiến lại lộ ra ở khâu logistics, đảm bảo nhân lực hay yêu cầu địa chỉ đăng ký.

Solara & Co có cơ sở và mạng lưới địa phương ở cả Nhật Bản và Việt Nam, hỗ trợ trọn gói từ việc lắng nghe yêu cầu kinh doanh và thiết kế các trục đánh giá, đến so sánh ba vùng kinh tế lớn - khu công nghiệp - bất động sản văn phòng, sắp xếp khảo sát thực địa, tham vấn cấp phép và ưu đãi với tỉnh và ban quản lý, cho tới đảm bảo địa chỉ kinh doanh có thể đăng ký và đàm phán hợp đồng. Chúng tôi cùng bạn đưa ra quyết định đầu tiên về địa điểm bằng cách tính ngược từ bài toán lời lỗ dài hạn.