"Được làm việc" và "được lưu trú" là hai thủ tục khác nhau — nắm từ bức tranh tổng thể
Khi doanh nghiệp Nhật Bản cử nhân viên thường trú hay kỹ thuật viên sang Việt Nam, để họ làm việc hợp pháp tại chỗ cần hội đủ hai loại giấy phép khác nhau. Một là giấy phép lao động (Giấy phép lao động / Work Permit, sau đây gọi là WP) cấp "tư cách được làm việc", hai là thị thực hoặc thẻ tạm trú (thẻ tạm trú / Temporary Residence Card, sau đây gọi là TRC) cấp "tư cách được lưu trú". Có WP mà không có tư cách lưu trú thì không thể ở lại; có thị thực mà không có WP thì không thể làm việc. Hai loại này là hai thủ tục riêng biệt, và thứ tự xin cũng có ý nghĩa.
Cơ sở pháp lý là Nghị định 152/2020 quy định việc lao động của người nước ngoài, và Nghị định 70/2023 sửa đổi đơn giản hóa một phần thủ tục đó. Bài viết này chia toàn bộ quy trình từ phê duyệt nhu cầu trước, chuẩn bị hồ sơ, xin và cấp WP, đến lấy thị thực, TRC thành 5 bước, hệ thống hóa từ góc nhìn thực tiễn của công tác cử nhân viên thường trú: số ngày tiêu chuẩn, hồ sơ cần thiết, gia hạn, miễn trừ và chế tài. Về các vấn đề ở giai đoạn thành lập, xin tham khảo cùng thực tiễn thành lập công ty con tại Việt Nam; về toàn bộ vấn đề lao động sau khi tuyển dụng, xin tham khảo cùng thực tiễn luật lao động Việt Nam.
Bước 1: Giải trình và phê duyệt trước về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khâu xin WP, trước hết có thủ tục giải trình với cơ quan chức năng "vì sao cần sử dụng người nước ngoài" và xin phê duyệt. Bỏ qua bước này thì hồ sơ xin WP sẽ không được tiếp nhận.
Báo cáo nhu cầu trước khi tuyển 30 ngày
Người sử dụng lao động, về nguyên tắc, phải báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí đó tới Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (DOLISA) được ủy quyền, chậm nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tuyển người nước ngoài, và nhận phê duyệt (chấp thuận nhu cầu tiếp nhận). Doanh nghiệp cần nêu cụ thể, gắn với nội dung công việc, lý do không thể tuyển người Việt Nam đáp ứng vị trí đó.
Xác định nhóm vị trí công việc
Các vị trí mà người nước ngoài có thể đảm nhận được phân thành: nhà quản lý (manager), giám đốc điều hành (executive), chuyên gia (expert) và lao động kỹ thuật (technical worker). Vì yêu cầu về hồ sơ chứng minh về sau thay đổi tùy nhóm vị trí xin, nên việc định nghĩa đúng vị trí ngay từ đầu là rất quan trọng. Chẳng hạn cùng là "kỹ sư", nhưng xin với tư cách chuyên gia hay lao động kỹ thuật thì hồ sơ chứng minh học vị, số năm kinh nghiệm yêu cầu sẽ khác nhau. Nếu xin với vị trí lệch khỏi thực tế sẽ bị bác trong khâu thẩm định và phải làm lại, nên việc chọn nhóm vị trí khớp với bản mô tả công việc (JD) là điểm mấu chốt trong thực tiễn.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ — chứng thực, dịch thuật là nút thắt cổ chai lớn nhất
Trong các hồ sơ cần cho việc xin WP, những giấy tờ được phát hành ở nước ngoài tốn thời gian cho việc chứng thực và dịch thuật. Trên thực tế, đây là khâu khó lường nhất trong toàn bộ quy trình.
Yêu cầu chứng minh theo từng nhóm
Các hồ sơ chính cần thiết gồm: phiếu lý lịch tư pháp (giấy chứng nhận không có tiền án), giấy khám sức khỏe, và giấy tờ chứng minh học vị, kinh nghiệm làm việc. Nội dung chứng minh khác nhau theo nhóm vị trí: với chuyên gia thì cần học vị từ đại học trở lên cộng với, về nguyên tắc, từ 3 năm kinh nghiệm thực tế trở lên trong lĩnh vực đó; với lao động kỹ thuật thì cần một quá trình đào tạo nhất định cộng với từ 3 năm kinh nghiệm trở lên, là các mức tham chiếu. Kinh nghiệm làm việc được chứng minh bằng giấy xác nhận của doanh nghiệp nơi từng làm việc.
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt
Các giấy tờ phát hành ở nước ngoài như lý lịch tư pháp, học vị, chứng minh kinh nghiệm làm việc cần được công chứng ở chính quốc, qua hợp pháp hóa lãnh sự (chứng thực tương đương apostille), rồi đính kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt. Giấy khám sức khỏe nếu khám tại cơ sở y tế chỉ định ở Việt Nam thì không cần chứng thực. Vì lịch phát hành, chứng thực ở chính quốc chồng lên khâu dịch thuật, nên đây là khâu cần khởi động ưu tiên hàng đầu, tính ngược từ ngày nhận nhiệm sở.
Bước 3 và 4: Xin và cấp giấy phép lao động
Khi đã có phê duyệt nhu cầu và hồ sơ, doanh nghiệp tiến vào việc xin chính WP.
Xin tại DOLISA và số ngày thẩm định tiêu chuẩn
WP được xin tại DOLISA hoặc cơ quan được ủy quyền. Nếu hồ sơ đầy đủ, thời gian thẩm định tiêu chuẩn khoảng 5 đến 10 ngày làm việc là một mức tham chiếu. Nếu nội dung kê khai có sai sót hay hồ sơ chứng thực sai thể thức sẽ bị trả lại, và mỗi lần như vậy việc đếm ngày phải làm lại từ đầu, nên việc rà soát sự khớp nhau trước khi nộp là then chốt.
Hiệu lực của WP được cấp — tối đa 2 năm
WP được cấp có thời hạn hiệu lực tối đa 2 năm. Trên WP ghi rõ vị trí, nơi làm việc và người sử dụng lao động được phép làm việc, và việc làm vượt ra ngoài phạm vi đó (làm cho pháp nhân khác hay đổi nơi làm việc...) về nguyên tắc cần thủ tục mới. Trường hợp dự kiến điều chuyển trong nội bộ tập đoàn, cần thiết kế trên tiền đề về tính đặc định này.
Bước 5: Lấy thị thực, thẻ tạm trú (TRC)
WP chỉ là "tư cách được làm việc", còn tư cách lưu trú phải lấy riêng. Lấy WP làm căn cứ, doanh nghiệp tiến tới thị thực lao động hoặc TRC.
Phân biệt sử dụng thị thực LD và TRC
Người nước ngoài đã lấy WP có thể xin thị thực LD (lao động) nhằm mục đích làm việc, hoặc TRC ổn định hơn. TRC được cấp tối đa 2 năm theo thời hạn hiệu lực của WP, và trong thời hạn hiệu lực có thể xuất nhập cảnh không cần thị thực, nên với nhân viên thường trú dài hạn thì TRC thường được chọn trong thực tế. Lưu ý rằng nếu là mục đích thương mại ngắn hạn không kèm làm việc thì dùng thị thực DN (thương mại), nhưng đây là tư cách lưu trú có tính chất khác với loại lấy WP làm tiền đề.
Sự khác biệt giữa thị thực, WP và TRC
Hệ thống hóa vị trí, thời hạn hiệu lực và cơ sở của từng loại như sau.
Loại | Đối tượng, mục đích chính | Mức thời hạn hiệu lực | Cơ sở, tiền đề |
|---|---|---|---|
Giấy phép lao động (WP) | Tư cách để người nước ngoài làm việc | Tối đa 2 năm | Nghị định 152/2020, 70/2023 |
Thẻ tạm trú (TRC) | Lưu trú dài hạn của người có WP | Theo WP, tối đa 2 năm | Tiền đề là có WP hoặc xác nhận miễn trừ |
Thị thực LD (lao động) | Lưu trú nhằm mục đích làm việc | Tối đa 2 năm | Tiền đề là có WP hoặc xác nhận miễn trừ |
Thị thực DN (thương mại) | Thương mại, công tác (không làm việc) | Tối đa 12 tháng | Doanh nghiệp mời, không kèm làm việc |
Gia hạn giấy phép lao động và quản lý thời hạn
WP không thể gia hạn vô thời hạn. Quản lý thời hạn sai lầm thì chính tư cách được làm việc sẽ mất hiệu lực.
Gia hạn về nguyên tắc chỉ 1 lần
Theo Nghị định 70/2023, việc gia hạn WP về nguyên tắc chỉ giới hạn 1 lần, và thời hạn hiệu lực sau gia hạn cũng tối đa 2 năm. Nếu sau khi dùng hết phần gia hạn vẫn tiếp tục cho làm việc, thì cần xin cấp mới WP chứ không phải gia hạn. Việc gia hạn phải nộp trong khoảng thời gian quy định trước khi thời hạn hiệu lực kết thúc, và không thể hồi tố sau khi hết hiệu lực.
Quản lý thời hạn tập trung
Vì WP, TRC, thị thực có thời hạn hiệu lực liên động, nên việc quản lý ngày hết hạn của từng nhân viên thường trú trên một bảng tổng hợp và bắt đầu chuẩn bị gia hạn, xin cấp lại theo cách tính ngược là không thể thiếu. Vì cũng liên động với thủ tục lương, bảo hiểm xã hội, nên việc tổ chức cơ chế quản lý cùng với thực tiễn tính lương và bảo hiểm xã hội của Việt Nam là cách làm thực tế.
Miễn giấy phép lao động (WP exemption) và xác nhận miễn trừ
Người nước ngoài đáp ứng một số điều kiện nhất định được miễn WP, nhưng cần lưu ý "miễn ≠ không cần thủ tục".
Các trường hợp miễn trừ chính
Các trường hợp miễn trừ tiêu biểu gồm: làm việc ngắn hạn dưới 30 ngày và không quá 3 lần một năm; chuyên gia, nhà quản lý di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (intra-corporate transferee) thuộc 11 ngành đã cam kết trong WTO; thành viên góp vốn của công ty TNHH hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần góp vốn từ một mức nhất định trở lên... Việc có thuộc diện hay không phụ thuộc vào hình thức cử nhân viên thường trú tham gia quản lý công ty.
Dù miễn vẫn cần "xác nhận miễn trừ"
Dù thuộc diện miễn, trong nhiều trường hợp vẫn cần lấy trước "văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động" từ DOLISA hoặc cơ quan tương đương. Nếu để làm việc mà không lấy văn bản xác nhận, về hình thức có thể bị coi là làm việc không phép. Văn bản xác nhận miễn trừ cũng là căn cứ để lấy tư cách lưu trú (thị thực, TRC), nên cần xem rằng dù miễn cũng không thể bỏ qua thủ tục. Ngoài ra, dù ban đầu thuộc diện miễn, nhưng theo sự thay đổi số ngày lưu trú, tỷ lệ góp vốn hay công việc, có thể giữa chừng rơi ra khỏi điều kiện miễn. Dù cử nhân viên thường trú trên tiền đề miễn trừ, vẫn cần liên tục giám sát trạng thái đáp ứng điều kiện và chuẩn bị chuyển ngay sang lấy WP khi rơi ra khỏi điều kiện.
Chế tài và rủi ro tuân thủ
Việc làm việc mà thiếu WP, thị thực, TRC mang rủi ro đến cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.
Trục xuất cá nhân, phạt tiền doanh nghiệp
Người nước ngoài làm việc không phép có thể bị trục xuất hoặc bị hạn chế nhập cảnh trở lại. Phía người sử dụng lao động cũng bị chế tài hành chính (phạt tiền) khi để người nước ngoài không phép làm việc, và trong các trường hợp nghiêm trọng, lặp lại còn ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh cũng như uy tín đối ngoại. Đặc biệt, việc "làm việc trước" — nhân viên thường trú nhận nhiệm sở trước rồi cho tham gia công việc mà chưa chờ cấp WP, TRC — là rủi ro điển hình dễ xảy ra tại hiện trường. Dù về hình thức chỉ là đang lưu trú, nhưng nếu thực tế có cung cấp sức lao động thì vẫn có thể bị đánh giá là làm việc không phép. Việc thay đổi nhân viên thường trú và làm việc ngắn hạn theo từng dự án càng nhiều thì rủi ro hết hạn, sót thủ tục càng cao, nên việc quản lý tư cách làm việc một cách nhất thể cùng với các vấn đề về tuyển dụng và giữ chân nhân lực của Việt Nam và thuế thu nhập cá nhân (PIT) của nhân viên thường trú là rất quan trọng.
Sự hỗ trợ trọn gói của Solara & Co — chuẩn bị tư cách bằng cách tính ngược từ ngày nhận nhiệm sở
Tư cách làm việc ở Việt Nam được tạo nên bởi chuỗi công đoạn liên tục: phê duyệt nhu cầu → chứng thực, dịch thuật hồ sơ → xin và cấp WP → lấy thị thực, TRC; hơn nữa lại có nhiều điểm dễ vấp như gia hạn về nguyên tắc chỉ 1 lần, dù miễn cũng cần thủ tục xác nhận. Điều gây chậm trễ trong thực tế không phải bản thân khâu thẩm định, mà là hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng hồ sơ chính quốc, và việc dựng bộ chứng minh kinh nghiệm tương ứng với nhóm vị trí.
Solara & Co có cứ điểm và mạng lưới nhân sự ở cả Nhật Bản và Việt Nam, hỗ trợ trọn gói từ việc thiết kế nhóm vị trí và báo cáo nhu cầu, sắp xếp chứng thực, dịch thuật hồ sơ chính quốc, xin WP tại DOLISA và lấy thị thực, TRC, cho đến quản lý thời hạn gia hạn, xin cấp lại. Tính ngược từ chiến lược lựa chọn vị trí văn phòng và lịch nhận nhiệm sở của nhân viên thường trú, chúng tôi đồng hành cùng quý vị trong việc khởi động một cách nối liền không đứt quãng giữa "được làm việc" và "được lưu trú".
